Catégorie d’emploi: Soutien
Direction/Services: Formation continue
Superviseur: Rowena Selby
Statut d’emploi: Remplacement à temps plein
Durée du contrat: Jusqu'au 30 août 2027
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi,de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 1 octobre 2026
Fin de l’affichage: 7 octobre 2026 à 17h00
Échelle salariale: $25.61 - $28.65
Date de début: 26 octobre 2026
Sous la responsabilité de la coordonnatrice de l'École de langues et des services communautaires, l’agent.e de soutien administratif, classe I, assure la fonction de réceptionniste au sein du département de formation continue, en répondant aux demandes au guichet, par téléphone et par courriel. L'agent.e effectue également diverses tâches administratives en soutien aux programmes universitaires et aux activités non créditées de la formation continue.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l’agent.e:
- Accueille les visiteurs, les étudiant.es et les enseignant.es à l’accueil de la Direction de la formation continue;
- Répond aux demandes d’informations générales et spécifiques par téléphone, par courriel ou en personne concernant les cours et les activités, et oriente les demandeurs vers le service compétent le cas échéant;
- Répond et trie les questions et les préoccupations des étudiants et enseignants potentiels et actuels;
- Enregistre et gère les listes d’attente des programmes ainsi que les listes d’invitation aux séances d’information;
- Répond aux premières demandes concernant tous les cours non-crédités (École de langues, PPD) et les cours crédités (RAC, AEC, DEC), y compris les inscriptions, les paiements et les horaires;
- Participe au suivi des documents et au paiement des frais pour les étudiants potentiels et actuels;
- Aide l’ensemble des étudiants et des enseignants pour les questions relatives aux cours, aux emplois du temps, aux inscriptions et à d’autres aspects logistiques, et fournit des informations sur les cours;
- Collabore à l’organisation des séances d’orientation des étudiants, des emplois du temps, des activités et des ateliers;
- Traite les demandes logistiques concernant le matériel audiovisuel et l’aménagement des salles de classe et des bureaux;
- Assure le suivi des prêts d’ordinateurs portables, de manuels scolaires et d’autres supports aux étudiants et aux enseignants;
- Prépare et envoie les courriers, relevés de notes, rapports, certificats et autres correspondances;
- Veille à ce que les salles de classe, les bureaux et les salles de ressources soient bien organisés et approvisionnés en matériel approprié;
- Traite les demandes logistiques de base concernant le matériel audiovisuel et l’aménagement des salles de classe et des bureaux;
- Apporte son soutien aux techniciens et aux conseillers pédagogiques pour les aspects liés à l’école de langues, à l’AEC, au RAC et au DEC, si nécessaire.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Contrat: Jusqu'au 30 août 2027 ou jusqu'au retour du titulaire à son poste
Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe i
Qualifications:
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une spécialité appropriée ou diplôme d'études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation reconnu comme équivalent;
- Une (1) année d'expérience pertinente.
Conditions liées au poste:
- Capacité à interagir avec les autres de manière aimable, patiente et bienveillante;
- Très bonnes compétences administratives;
- Capacité à mener plusieurs tâches de front dans un environnement de travail dynamique;
- Intérêt et expérience dans le travail auprès de populations diverses;
- Connaissances intermédiaires de Microsoft Excel (à tester);
- Connaissances intermédiaires de Microsoft Word (à tester);
- Excellentes compétences en communication en anglais (à l'oral et à l'écrit) (à tester);
- Très bonnes compétences en communication en français (à l'oral et à l'écrit) (à tester);
- Aptitude à travailler avec des informations détaillées.
$25.61 - $28.65
