Gestionnaire
Services:
Systèmes académiques - Registraire
Superviseur:
Nicholas Park
Statut d’emploi: Remplacement à temps plein
Durée du contrat: Jusqu’au 30 juin 2027 ou jusqu’au retour du titulaire à son poste
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 1 avril 2026
Fin de l’affichage: 9 avril 2026 à 17h00
Échelle salariale: 96,377$ - 128,500$
Date de début: 22 juin 2026
Titre d’emploi: Coordonnateur.trice - Soutien aux admissions et aux systèmes (remplacement)
Sous la responsabilité du doyen des systèmes académiques – registraire, le coordinateur ou la coordonnatrice – admissions et soutien aux systèmes assure la direction stratégique et opérationnelle des admissions dans le secteur de jour et des fonctions académiques connexes. Il veille à ce que les processus d'admission soient conformes, efficaces et centrés sur les étudiant.es, tout en supervisant les ressources humaines, financières et techniques affectées aux admissions et au soutien aux systèmes.
Le coordonnateur ou la coordonnatrice veille à l'harmonisation entre les opérations d'admission, les priorités institutionnelles, les règlements ministériels et les objectifs de réussite des étudiant.es. Il maintient l'intégrité, la sécurité et l'utilisation efficace des systèmes académiques et garantit l'exactitude et la communication en temps opportun des statistiques d'admission afin de soutenir la planification institutionnelle et les obligations réglementaires.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, le coordonnateur est responsable des tâches suivantes:
Direction des admissions et gestion d'équipe:
- Planifier, organiser, diriger et évaluer toutes les activités liées aux admissions dans le secteur de jour, y compris les candidats nationaux, internationaux et non résidents;
- Gère, supervise et évalue le personnel de l'équipe chargée des admissions et du soutien aux systèmes, y compris la dotation en personnel, le recrutement, la répartition de la charge de travail et la gestion des performances;
- Gère les ressources financières allouées aux admissions et au soutien aux systèmes;
- Assure le traitement cohérent et rapide des demandes, des décisions d'admission, de la vérification des conditions et de la confirmation finale de l'admission, y compris la supervision des processus relatifs aux candidats internationaux et non résidents;
- Supervise la création, la configuration et la maintenance des grilles de programmes au sein des systèmes institutionnels et ministériels, y compris Clara et SOBEC, et veille au placement précis des étudiant.es admis dans le parcours de programme qui leur est destiné;
- Intervient dans les dossiers complexes, sensibles ou exceptionnels des étudiant.es qui nécessitent une supervision de la part de la direction.
Conformité réglementaire, gouvernance documentaire et supervision des audits:
- Veille à ce que tous les processus d'admission et d'attestation, les pratiques en matière de documentation et la création des dossiers étudiants soient conformes aux règlements du ministère et aux règlements et politiques pertinents du Collège;
- Supervise la validation et la conformité des documents des étudiant.es admis, y compris les dossiers des étudiant.es internationaux et des résidents hors Québec;
- Veille à l'utilisation appropriée et conforme des systèmes institutionnels tels que Clara, des plateformes partenaires, notamment SRAM DALI, et des systèmes ministériels tels que ARIANE, Charlemagne, Socrate et SYSEC;
- Se tient prêt pour les audits internes et externes liés aux admissions et aux dossiers des étudiant.es, et met en œuvre des mesures correctives ou préventives si nécessaire.
Gouvernance des systèmes académiques et assistance technique:
- Assure la supervision fonctionnelle de l'intégrité, de la sécurité et de l'utilisation appropriée des systèmes académiques utilisés par le Collège, notamment Clara, la plateforme SRAM DALI et les systèmes connexes du ministère;
- Approuve l'accès des utilisateurs et les autorisations de rôle pour les systèmes académiques institutionnels conformément aux politiques établies, en collaboration avec les services informatiques, qui assurent la supervision technique de la sécurité;
- Veille à ce que l'accès au système, les pratiques en matière de données et l'utilisation opérationnelle soient conformes aux politiques institutionnelles et aux exigences réglementaires.
Collaboration institutionnelle, stratégie d'inscription et représentation:
- Fournit des analyses des admissions et des évaluations des risques afin d'éclairer la planification institutionnelle et la gestion des inscriptions;
- Contribue à l'élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie de recrutement et d'inscription du Collège, y compris la coordination d'initiatives majeures telles que les journées portes ouvertes et autres événements liés aux inscriptions;
- Représente le Collège dans les questions liées aux admissions auprès du SRAM, des organismes ministériels, des commissions scolaires et des partenaires externes;
- Travaille en collaboration avec le bureau du registraire et les services internes afin d'assurer une prestation de services coordonnée et une communication cohérente des conditions et des politiques d'admission.
Gestion du changement et amélioration continue:
- Dirige les initiatives d'examen et de modernisation au sein du service des admissions et du soutien aux systèmes et contribue à l'amélioration opérationnelle dans l'ensemble du bureau du registraire;
- Identifie les possibilités d'améliorer l'intégration des flux de travail, la prestation des services et l'efficacité opérationnelle;
- Veille à ce que la formation du personnel, la documentation des procédures et les pratiques du système restent à jour et conformes à l'évolution des exigences réglementaires et institutionnelles.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Horaire: Du lundi au vendredi, 8h30 jusqu’au 16h30 (35 heures par semaine)
Contrat: Jusqu’au 22 juin 2027, ou jusqu'au retour du titulaire à son poste
Classification: Cadre – Classe ADM – 7
Salaire: 96, 377$ - 128, 500$
Qualifications:
- Diplôme de premier cycle ; des études en gestion ou en gestion des opérations sont considérées comme un atout;
- Au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente dans le secteur de l'éducation, de préférence au niveau collégial et dans un environnement syndiqué;
- Solide connaissance du système des cégeps et du cadre réglementaire applicable;
- Expérience avérée en gestion d'équipe, en supervision du rendement, en perfectionnement du personnel et en supervision opérationnelle;
- Expérience en amélioration des processus et en gestion du changement dans un environnement organisationnel complexe;
- Solides compétences analytiques et organisationnelles, avec la capacité de mettre en œuvre des procédures efficaces;
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à être efficace dans un environnement où le volume de travail est élevé et les délais serrés;
- Excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle;
- Bilinguisme courant avec d'excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (à tester);
- Bonne connaissance pratique de Microsoft Office (à tester);
- Expérience avec d'autres systèmes académiques est considérée comme un atout.
Autorisation d’affichage accordée par le MES - Les employés internes du collège ainsi que les employés de la fonction publique ont une priorité d’emploi.
Les critères ci-dessus sont établies conformément aux dispositions de l'article 7-2.00 de la Politique du personnel d’encadrement.
$96,377 - $128,500
