Description
Titre d’emploi: Agent.e de soutien administratif, classe I
Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction des études Services:Systèmes académiques – Registraire
Superviseur: Isabelle Lacombe
Statut d’emploi: Régulier à temps plein
Durée du contrat:Permanent
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, De 8h30 à 16h30(35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 23 janvier 2026
Fin de l’affichage: 6 février 2026 à 17h00
Échelle salariale: $24.99 - $27.95
Date de début: 2 mars 2026
Description:
Sous la supervision du cadre responsable, l'agent,e chargé.e des dossiers fournit des services au bureau des dossiers en accomplissant des tâches basées sur des méthodes et des procédures complexes.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l’agent(e)
Effectue et coordonne les tâches administratives liées à tous les dossiers des étudiant.es:
- Fournit des informations sur les pratiques et les politiques du Collège aux étudiant.es et au corps enseignant, et répond aux questions du grand public concernant tous les aspects du Collège et de ses programmes, en personne, par téléphone et par courriel;
- Répond rapidement aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements en personne;
- Aide à divers aspects des processus d'admission et d'inscription des étudiant.es, notamment en fournissant un soutien direct pour le processus de candidature, les décisions d'admission et les procédures d'inscription;
- Rédige des lettres et remplit des formulaires pour les étudiant.es, au besoin, et organise la récupération des documents au comptoir;
- Fournit des instructions et un soutien aux étudiant.es, au personnel du collège et aux enseignant.es dans l'utilisation d'Omnivox, par téléphone ou en personne à la réception;
- Participe à la vérification et s'assure que toutes les informations relatives aux dossiers et aux dossiers des étudiant.es sont conservées avec exactitude, conformément aux règles et règlements des systèmes pédagogiques;
- Rassemble, classe et localise les dossiers conformément aux procédures établies;
- Consulte le ministère de l'Éducation concernant les systèmes et les règlements relatifs aux dossiers des étudiant.es;
- S'assure que les informations concernant l'inscription des étudiant.es, leurs notes, leurs informations personnelles, les mises à jour des notes et les résultats sont exactes et à jour;
- Participe à la gestion des dossiers de tous les documents conformément aux politiques et procédures du Collège;
- Saisit et/ou modifie les informations contenues dans la base de données sur les étudiant.es conformément aux directives et aux exigences du département;
- Garantit la confidentialité des dossiers et des informations conformément à la loi sur l'accès à l'information et à la politique du Collège;
- Assure le bon fonctionnement des équipements de bureau et organise les travaux d'entretien et de réparation;
- Participe au processus de confirmation d'inscription aux cours (validation) et suivi direct auprès des étudiant.es et des enseignant.es;
- Répond aux demandes de renseignements des clients/consommateurs dans le domaine d'expertise;
- Évalue et organise les dossiers des anciens étudiant.es et autres documents importants;
- Peut aider à élaborer des procédures pour la gestion des archives actuelles, le stockage des documents et la formulation de plans d'élimination et de chemins critiques;
- Veille au respect de la Loi sur les archives et des politiques et procédures du Collège;
- Prépare des rapports et fournit des informations au personnel concernant les règles et procédures en matière d'archives.
Exigences
Qualifications:
- Un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une spécialité appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études reconnu comme équivalent par l'autorité compétente;
- Au moins un (1) an d'expérience pertinente, un atout.
Conditions liées au poste spécifique:
- Connaissances de base de Microsoft Word et Excel (à tester);
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Bonnes compétences en communication orale et écrite en français (à tester);
- Bonnes aptitudes relationnelles et sens du service à la clientèle;
- Bon sens de l'organisation;
- Rigueur et souci du détail.
Salaire et avantages
$24.99 - $27.95
Adresse où postuler
Courriel: dotation@vaniercollege.qc.ca
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