Unité administrative : Service du recrutement étudiant, de la promotion et de l'événementiel
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la supervision de la responsable des événements, la personne recherchée soutient sa supérieure immédiate dans la planification, l’organisation et la mise en œuvre des stratégies événementielles. Elle contribue à l’alignement entre le plan stratégique institutionnel, celui du Service du recrutement étudiant, de la promotion et de l’événementiel (SRÉPÉ), et le déploiement du plan d'action, en plus d’exercer un rôle-conseil auprès de ses collègues et des clientèles internes de l’organisation en les informant, les conseillant et les assistant. La personne sera responsable du démarrage des projets événementiels au sein de l’équipe. Elle jouera un rôle accru dans l'accueil et l'intégration des nouvelles ressources, tout en encourageant le partage des bonnes pratiques. Elle collabore également avec les partenaires internes et externes en matière d’organisation d’événements. De plus, elle offrira un soutien de première ligne à la responsable des événements.
Principales responsabilités
Planification des stratégies et élaboration d'un plan de travail
- Assure une cohérence stratégique entre les différents événements institutionnels et veille à ce que les événements mis en place cadrent avec le plan stratégique de Polytechnique ainsi que celui du SRÉPÉ;
- Identifie les indicateurs clés de performance. Participe à l'élaboration de plans d'action stratégiques et des outils de planification qui en découlent;
- Contribue à l’amélioration continue des processus. Effectue des études comparatives afin d’assurer l’intégration des meilleures pratiques dans son domaine d’expertise;
- S'assure de la mise en œuvre des événements orchestrés par Polytechnique Montréal et assure le lien avec les partenaires d'affaires impliqués;
- Évalue les résultats et retombées des événements, et propose des améliorations en fonction des succès obtenus (p. ex. : rapports et statistiques);
Définition des besoins et conceptualisation des événements
- En collaboration avec les différentes parties prenantes, est responsable du démarrage de l'organisation de chaque événement; effectue des analyses approfondies des besoins et définit la raison d’être de l’événement (p. ex. : objectifs, résultats escomptés, publics cibles, etc.);
- Identifie les enjeux, les risques ou les contraintes possibles et propose des pistes de solutions; et conceptualise l’événement;
- Assure un suivi régulier auprès de ses collègues en cours de projet, au niveau des aspects logistiques, matériels et financiers, afin de s’assurer que le projet poursuit l’alignement prévu, notamment au niveau des objectifs et du concept préétablis;
- Planifie, organise et coordonne les aspects logistiques et matériels reliés à des événements;
Communication et représentation
- Représente l'organisation et le SRÉPÉ auprès des partenaires internes et externes, et participe à différents groupes de travail;
- Élabore, rédige et coordonne la production de différents documents et contenus imprimés et numériques. Veille à l’amélioration continue des stratégies d'information;
Rôle-conseil
- Agit comme référent auprès de ses collègues, facilitant le partage des bonnes pratiques. Offre une implication accrue lors de l’accueil et l’intégration de nouveaux membres du personnel. Favorise l'arrimage des plans d'action contribuant ainsi à l'efficacité et à la cohésion de l'équipe;
- Offre un rôle-conseil auprès de ses collègues et des clientèles internes de l’organisation en les informant, les conseillant et les assistant. Leur fournit des informations détaillées, des conseils utiles et le soutien nécessaire à la poursuite de l’organisation de leurs événements;
- Conçoit, organise et anime des ateliers de formation en matière d’organisation d’événements à l’attention de la communauté interne de Polytechnique;
Autres activités connexes
- Prend en charge divers mandats et projets spéciaux variés. Collabore et soutien sa gestionnaire dans différents projets;
- Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités et de ses compétences.
Scolarité
- Baccalauréat en communication, marketing, administration ou dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation universitaire jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans des fonctions reliées aux communications (préférablement en milieu universitaire et/ou au sein d’une organisation publique).
- Expérience en organisation d’événements (atout).
- Bonne connaissance du système scolaire universitaire du Québec (atout).
Aptitudes et qualités recherchées
- Maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit).
- Orientation client, travail d'équipe (collaboration), créativité, capacité d'adaptation, d'influence et de persuasion, rigueur et sens de l’organisation.
- Capacité à faire preuve d’agilité dans un environnement complexe, ambigu et en perpétuel changement.
- Habiletés supérieures en relations interpersonnelles.
- Habiletés marquées en gestion de projet comprenant de multiples parties prenantes.
- Connaissances avancées des logiciels de la suite Microsoft Office.
Rémunération
Classe 8 (de 64 582 $ à 109 342 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours/semaine.
polytalents.polymtl.ca/jobs.cfm?offerid=184.
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : lundi 14 octobre 2024, 17 h.
