Coordonnatrice, coordonnateur en gestion administrative
Référence : 04000000004
Durée : Emploi subventionné, Temps complet
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 3 décembre, 17 h
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la directrice adjointe, la personne recherchée coordonne l'ensemble des activités de nature administrative et financière du groupe de cherche de deux professeurs en étroite collaboration avec différents intervenants internes et externes afin d'offrir les services répondant aux besoins de ces deux groupes de recherches. Elle accompagne les professeures et professeurs et le personnel de recherche dans la gestion financière de contrats, de projets et de financements particuliers en vue de s'assurer de la conformité des processus. Elle fournit un appui dans divers autres dossiers, projets et activités qui requièrent son expertise.
Principales responsabilités
- Coordonne les activités administratives et financières des groupes de recherche (production des documents administratifs et financiers en fonction des dates de tombées, application de diverses politiques départementales telles que l'allocation des locaux ou la gestion des accès, suivi des examens et des côtes et notes, en collaboration avec l'adjointe au directeur, effectue un suivi des projets d'aménagement et de divers travaux), prépare et tient à jour le calendrier des opérations, s'assure d'une application rigoureuse des politiques, règlements et conventions. Participe activement à la revue et à l'amélioration continue des processus. Identifie les problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités, met en place des solutions ou émet des recommandations selon le cas;
- Assiste les professeures, les professeurs et le personnel de recherche dans l'exécution des termes et conditions financières et administratives des différents fonds de recherche. Prend en charge les dossiers complexes, en assure un suivi rigoureux et joue un rôle-conseil auprès des professeures et professeurs des deux groupes de recherche, des autres membres du département et des partenaires externes afin de prendre les meilleures décisions pour toutes les parties impliquées;
- Assiste la directrice adjointe dans la planification annuelle et l'administration des fonds sous la responsabilité des deux groupes de recherche. Coordonne les mises à jour des budgets des professeures professeurs de recherche, de salaires et d'investissements selon les priorités établies par la direction du département. Fait le suivi des enveloppes particulières selon les critères établis;
- Coordonne le travail du personnel de soutien administratif : collabore à la formation du personnel, répartit le travail, s'assure d'un haut standard de qualité du travail et des services fournis, et de l'efficacité des opérations, effectue le suivi des absences et signale toute irrégularité à la personne adjointe au directeur.
- Coordonne les processus de dotation, d'intégration et d'évaluation des différentes catégories de personnel du département (par exemple : associés de recherche, stagiaires postdoctoraux, auxiliaires ou stagiaires de recherche,). S'assure d'une expérience d'embauche optimale;
- Évalue les besoins en données, rapports et statistiques et les fait produire par le personnel de soutien administratif approprié. S'assure de la qualité des extrants et analyse ces derniers;
- Assure une liaison avec les différentes unités de Polytechnique dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continu aux questions soulevées; Assure également une communication fréquente avec les autres départements, les comités étudiants et les sociétés techniques;
- Au besoin, coordonne la mise à jour et la diffusion d'informations liées à la promotion des activités du département;
- Participe activement à différents comités départementaux et autres comités à Polytechnique;
- Effectue d'autres tâches, projets ou mandats qui lui sont confiés par sa personne supérieure immédiate.
Scolarité
- Baccalauréat ou tout autre diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente combinée à une expérience pertinente d'au moins trois (3) ans.
- Une formation en administration (atout).
Expérience
- Posséder une expérience pertinente de trois (3) ans en gestion de projets, en coordination d'équipe et en gestion budgétaire.
Aptitudes et qualités recherchées
- Intérêt marqué pour le domaine de l'éducation universitaire.
- Aptitudes en gestion de projets.
- Habilité à gérer des situations complexes et à trouver des solutions novatrices.
- Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale) et détenir une très bonne connaissance de la langue anglaise.
- Capacité à démontrer des habiletés dans ses relations interpersonnelles, capacité d'écoute et service à la clientèle.
- Aptitudes marquées pour le travail en équipe.
- Aisance à naviguer à travers les différents outils informatiques.
Rémunération
Classe 10 (de 57 488 $ à 97 334 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi subventionné.
Temps complet - 5 jours par semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 3 décembre, 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/673ce6e24d785a22c4160ec0/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 10 (de 57 488 $ à 97 334 $).
