Unité administrative : Service du recrutement étudiant, de la promotion et de l'événementiel
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la responsable des événements, la personne recherchée planifie, organise et coordonne tous les aspects logistiques, matériels et financiers reliés à l'organisation d'événements institutionnels et de rassemblements publics importants tenus à Polytechnique. Elle informe, conseille et assiste également les clientèles internes dans l'organisation de leurs événements.
Principales responsabilités
Planification
- Travaille en étroite collaboration avec son équipe, est à l'écoute des besoins de la clientèle et aligne le plan de travail à la planification stratégique de son service;
- Planifie les aspects logistiques, matériels et financiers reliés à des événements et identifie les contraintes et les difficultés probables et propose des pistes de solutions;
- Élabore des échéanciers de projet détaillés;
- Participe à l'élaboration du budget, révise les étapes périodiquement et gère de potentiels changements de façon attentive en analysant les impacts pour le projet;
- Négocie des ententes avec des fournisseurs externes (p. ex. : graphisme, rédaction, impression, photographie, vidéo, etc.) en fonction des besoins événementiels, et coordonne le travail de ces derniers;
Organisation et exécution du travail
- Organise et contrôle les événements sous sa responsabilité;
- Est responsable de l'organisation d'événements spécifiques et s'assure que les aspects logistiques, matériels et financiers soient conformes à la planification établie;
- Mobilise les parties prenantes afin d'assurer le succès des événements. Au besoin, fournit la formation et l'encadrement nécessaires aux principales personnes collaboratrices;
- Collabore de façon étroite avec le Service des communications et des relations publiques dans le but d'arrimer la production de contenus reliés aux événements dont ce dernier est responsable à la logistique événementielle;
- Anime des réunions de coordination avec les principales personnes intervenantes internes et externes;
- Produit des comptes rendus selon les étapes des projets;
- Informe, conseille et assiste les clientèles internes dans l'organisation de leurs événements;
- S'assure du bon fonctionnement et de l'atteinte des objectifs fixés;
Évaluation et amélioration continue
- Assure les suivis post-événement (p. ex. : bilans, sondages de satisfaction, etc.);
- Mesure et évalue les retombées des événements en produisant des comptes rendus;
- Est à l'affut des bonnes pratiques en événementiel et fait des recommandations pour la mise en place d'activités innovantes et engageantes;
Autres activités connexes
- Représente Polytechnique et le service auprès d'organismes et participe à différents comités internes et externes;
- Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités et de ses compétences.
Scolarité
- Baccalauréat en communication, marketing, éducation, administration ou dans toute autre discipline jugée pertinente ou toute autre formation universitaire jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience acquise dans un poste de gestion ou d'organisation d'événements.
- Expérience en milieu universitaire et/ou au sein d'une organisation publique (atout).
Aptitudes et qualités recherchées
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et connaissance pratique de l'environnement Windows et des outils Web.
- Habiletés marquées en gestion de projets comprenant de multiples parties prenantes.
- Habiletés supérieures en relations interpersonnelles.
- Maîtrise des langues française et anglaise (parlées et écrites).
- Orientation client, créativité, capacité d'adaptation, autonomie, rigueur et sens de l'organisation.
- Esprit d'analyse dans une optique de recherche de solutions optimales et souci du détail.
- Résistance au stress et capacité d’accompagnement.
- Sens des priorités et de la gestion d’urgences.
- Aptitude à travailler en équipe et à transmettre ses connaissances dans son champ d’expertise.
Rémunération
Classe 9 (de 60 662 $ à 102 708 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours par semaine.
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : lundi 14 octobre 2024, à 17 h.
