Description

Milieu de travail

Les Services à la communauté étudiante sont responsables d'offrir un environnement favorable à l’apprentissage et à la réussite des études et une qualité de vie à la clientèle étudiante. À cet effet, ils encadrent les activités relatives à la vie étudiante, aux services d’aide individuelle et financière et aux services aux étudiants de l’international.

Rôle et responsabilités

L’agente ou l’agent aux activités met à profit ses connaissances des techniques de bureautique et des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les services et activités de son secteur de travail, principalement celui de la vie étudiante.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Accueille les étudiants et les visiteurs de son secteur de travail et les dirige vers les ressources appropriées dès que la requête nécessite la connaissance spécifique d’un dossier. Lorsque requis, fixe des rendez-vous avec les personnes concernées.
Répond par téléphone, par courriel, par clavardage ou en personne, aux demandes de renseignements généraux ou spécifiques aux activités et services de son secteur de travail.
Participe à l’organisation logistique et matérielle ainsi qu’à la promotion des activités, des évènements et des services de son secteur de travail.
- Effectue les suivis nécessaires auprès des étudiants et des unités administratives de l’École concernées et participe aux évènements lorsque requis.
- Organise la gestion des agendas des intervenants lors des événements, puis crée et met à jour le calendrier interne des activités du secteur.
- Agit comme personne-ressource pour tout le processus de réservation de salles pour la vie associative et les demandes du secteur.
- Participe à l’organisation des évènements, tels que la collation des grades, le gala reconnaissance, en utilisant les différents systèmes : Eventbrite, Go to Webinar, Qualtrics.
Soutient les membres de l’équipe dans les activités diverses et assure le suivi administratif afférent.
- Soutient les activités de la vie associative.
- Soutient les activités liées à la gestion de la résidence de HEC Montréal (envoi des baux, facturation, etc.).
Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements nécessaires à divers dossiers (ex. : recherche Internet, médias sociaux…).
À l’aide des systèmes informatiques appropriés, prépare les infolettres, les correspondances, les publipostages, les textes, les notes, les rapports et les tableaux demandés. Tient à jour les informations contenues dans les bases de données et compile les données de toute sorte.
Saisit des données dans les systèmes, révise et met à jour des procédures.
Dans le respect des normes linguistiques et graphiques de HEC Montréal, assure la mise à jour des pages Web qui relèvent de son secteur.
Vérifie et assure le suivi des budgets relatifs aux activités de son secteur de travail. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs ou budgétaires. Saisit des données dans le système budgétaire et prépare les documents à l’appui.
Participe à la gestion et animation des médias sociaux, au besoin.
Participe à la rédaction de procédures et à leur mise à jour.
Crée, révise et met en page les contenus des présentations PowerPoint.
Tient à jour l’ensemble des dossiers relatifs à son secteur de travail dans le respect du système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente et un minimum de deux années d’expérience de travail pertinente dans des fonctions similaires
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
Connaissance des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web
Fortes habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client et empathie)
Facilité d’adaptation
Ouverture à l’autre
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément, en collaboration avec plusieurs personnes et selon des échéances serrées
Sens de l’organisation
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier à quelques occasions
Connaissance du milieu universitaire (un atout)
Connaissance d’une troisième langue (un atout)
Connaissance de l’organisation d’évènements (un atout)