Description

Milieu de travail

Le Département de finance est constitué d’une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours dont les intérêts d’enseignement concernent la finance.

Rôle et responsabilités

L'adjoint ou l’adjointe aux activités professorales offre du soutien administratif au corps professoral et au personnel d’enseignement du département. La personne titulaire de l’emploi travaille en collaboration avec l'équipe des adjoints et adjointes afin d'assurer un soutien efficace aux activités pédagogiques et administratives de son secteur.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Voit à l'organisation matérielle des cours :
- Informe le corps professoral et le personnel d’enseignement des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours;
- Crée et met à jour les sites de cours Zone Cours;
- Commande le matériel pédagogique selon les dates butoirs de la COOP. Rend disponibles les documents (prépare et distribue recueils, quiz, plans de cours et autres documents pédagogiques) auprès de la communauté étudiante concernée, par impression ou diffusion électronique;
- Effectue les déclarations de droits d’auteur;
- Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d’impression selon l’horaire prévu par le registrariat et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur ZoneCours;
- Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
Reçoit les visiteurs, fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence :
- Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages;
- Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.
De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’École.
Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports, etc.); compile des données, saisit les textes, les corrige et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes en langue française et en langue anglaise.
Prépare les relevés de dépenses des professeurs et des invités externes et assure le suivi auprès du service de la comptabilité et trésorerie.
Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal (demandes d’autorisation d’engagement pour les étudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourse, demande d’achats et tout autre formulaire interne à HEC Montréal).
Aide les membres du corps enseignant en répondant à leurs demandes de support liées aux ressources pédagogiques, à l'organisation des cours et à l'utilisation des outils numériques.
Assiste le corps enseignant dans la réalisation de leurs activités et divers projets :
- Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, des salons ou autres;
- Voit à l’organisation logistique des séminaires et autres activités du département (remboursement des dépenses, réservation, chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.);
- Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information pour divers documents.
Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités de son secteur de travail.
Vérifie l’inventaire et procède aux achats des fournitures de bureau.
Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
Contribue au soutien administratif à la direction du département, selon les besoins requis et lors de l’absence de l’adjointe de direction
En partenariat avec l’adjoint ou l’adjointe de direction et les adjoints et adjointes aux activités du département de finance collaborent au maintien des activités et des opérations pour la salle des marchés, le fonds BNI-HEC et le club de trading (recrutement, gestion des agendas, engagements, facturation, suivi des approvisionnements avec les fournisseurs, suivis budgétaires, etc.)
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat
Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES À L’EMPLOI

Excellente connaissance de la langue française et anglaise, parlée et écrite
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex : suite Office, et plus spécifiquement Word et Excel, etc.)
Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tels que : Zone Cours, SharePoint, WordPress, Rhytmyx, etc.
Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

Autonomie, initiative et débrouillardise
Habiletés dans les relations interpersonnelles
Discrétion
Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
Aptitude à travailler en équipe
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints

ATOUT