Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Or Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction de la Registraire, la personne recherchée exerce un rôle central dans la gouvernance et l’optimisation de la planification des horaires de cours et d’examens pour l’ensemble des secteurs de formation (baccalauréat en ingénierie, études supérieures et certificats). Elle agit à titre de personne-ressource pour tous les aspects reliés à l’organisation de l’enseignement.
Elle pilote la conception, l’évolution et l’intégration de l’horaire maître des cours, en assurant l’alignement avec les priorités institutionnelles, les contraintes académiques et les ressources. Elle contribue également à la planification des examens et à l’allocation stratégique des espaces, dans une perspective d’efficience opérationnelle, d’expérience étudiante et d’amélioration continue des processus.
Principales responsabilités
Planification et conception de l’horaire maître
- Conçoit, optimise et diffuse l’horaire maître des cours pour l’ensemble des cycles, à chaque trimestre;
- Recueille, analyse, valide et intègre les besoins des départements et programmes, en assurant la cohérence globale de l’offre;
- Modélise et intègre les contraintes pédagogiques, organisationnelles, matérielles et humaines dans une perspective d’optimisation des ressources;
- Planifie et encadre la saisie des données dans les systèmes de planification académique;
- Agit à titre d’expert-conseil auprès des unités académiques pour toute question relative à la structuration de l’offre de cours et aux horaires;
- Contribue à l’évolution des règles et cadres de référence en matière de planification académique (ex. : guides-cours, règles d’allocation).
Horaire et logistique des examens
- Conçoit les horaires des activités d’évaluation (ex. contrôles périodiques et examens finaux) en évitant les conflits et en maximisant l’utilisation des ressources;
- Coordonne l’ensemble des opérations logistiques liées aux sessions d’examens (préparation des salles, reproduction des examens, réception et distribution des copies, besoins matériels, etc.);
- Participe aux activités liées à l’embauche et la gestion des surveillants d’examens, en collaboration avec les équipes concernées.
Gestion stratégique des salles d’enseignement
- Planifie et optimise l’utilisation des salles d’enseignement en fonction des besoins institutionnels;
- Supervise les activités de réservation des locaux et encadre l’équipe responsable;
- Analyse les besoins en espaces et formule des recommandations pour soutenir la prise de décision (capacité, allocation, utilisation);
- Veille à l’utilisation optimale des espaces en termes d’accessibilité, d’efficacité opérationnelle et d’expérience étudiante.
Analyse de données et soutien à la décision
- Développe et maintien des tableaux de bord et outils d’aide à la décision liés à l’organisation de l’enseignement;
- Produit des analyses, rapports et indicateurs de performance pour soutenir les départements et directions;
- Contribue aux exercices de prévision des clientèles étudiantes et à la planification de l’offre de formation;
- Exploite les données afin d’identifier des opportunités d’optimisation et d’amélioration.
Systèmes, soutien et amélioration continue
- Assure l’évolution, l’optimisation et l’utilisation efficace des systèmes de gestion des horaires;
- Offre un soutien fonctionnel et technique aux personnes utilisatrices et assurer leur formation continue;
- Participe aux projets d’implantation ou d’évolution des outils (tests, validation, déploiement);
- Collabore avec les fournisseurs et les équipes techniques pour résoudre les enjeux et faire évoluer les solutions;
- Documente les procédures et rédige les guides d’utilisation;
- Assure une veille des meilleures pratiques et contribue à l’amélioration continue des processus;
- Participe à l’élaboration et à l’application des règles, normes et procédures du secteur;
- Assure une veille technologique et participe, le cas échéant, aux appels d’offres visant l’acquisition d’une nouvelle solution informatique.
Coordination, gouvernance et projets
- En collaboration avec la personne supérieure immédiate, contacte directement les professeures et professeurs, les départements et les directions pour résoudre des enjeux complexes;
- Veille à la qualité et à l’intégrité des processus liées à la planification et à l’organisation de l’enseignement;
- Pilote ou contribue à des projets structurants en lien avec l’organisation de l’enseignement.
Autres responsabilités
- Réalise tout autre mandant connexe confié par la personne supérieure immédiate.
Exigences
Scolarité
- Diplôme universitaire de premier cycle, tel qu’informatique, mathématiques, administration, informatique ou dans une autre discipline jugée pertinente.
- Maîtrise dans un domaine connexe (atout important).
Expérience
- Minimum de 3 années d’expérience dans un rôle comportant une forte composante analytique, idéalement liée à la planification d’activités complexes ou la gestion d’horaires (en milieu postsecondaire un atout), l’optimisation de ressources (ex. : locaux, équipements, capacités) et l’analyse de données pour soutenir la prise de décision.
- Expérience en coordination d’équipe.
- Expérience en modélisation, simulation ou résolution de problèmes complexes (fortement souhaitée).
Aptitudes et qualités recherchées
- Maîtrise des outils informatiques spécialisés en gestion des horaires (ex. : Infosilem, Syllabus Plus, Exam Scheduler, ou équivalents), systèmes de gestion académique et de base de données (ex. Oracle).
- Maîtrise des outils d’analyse de données (Excel avancé, SQL, Power BI, ou équivalent).
- Excellente capacité d’analyse et de résolution de problèmes complexes.
- Rigueur, souci du détail et capacité à travailler avec des contraintes multiples.
- Capacité à modéliser des scénarios et proposer des solutions optimisées.
- Jugement et esprit de synthèse pour soutenir la prise de décision.
- Habileté à collaborer avec plusieurs parties prenantes.
- Bonne communication pour vulgariser des enjeux techniques.
- Intérêt marqué pour l’apprentissage des nouvelles technologies.
- Maîtrise du français parlé et écrit.
Rémunération
Classe 4 (de 77 287 $ à 130 858 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours/semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur ce lien.
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 25 juin, à 17 h.
