Relevant du Vice-président, Talent et culture, l’adjoint(e) administratif (ve) apporte un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de l’équipe Talent et culture et de l’équipe Expérience client. Le ou la titulaire doit détenir de grandes habiletés d’organisation et doit être en mesure d’anticiper les besoins des unités d’affaires. Il ou elle apporte un soutien administratif complet incluant notamment la rédaction, de la mise en forme et de la révision de divers documents, l’organisation de réunions et la tenue des budgets.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS :
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Rédiger et réviser la correspondance, les lettres d’offres d’emploi, les présentations, les données, les rapports, les procès-verbaux, les contrats et autres documents connexes;
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Assurer la gestion de la documentation selon les normes de l’organisation en matière d’archivages et selon les systèmes de classement établis ;
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Planifier et organiser les réunions (convocations, réservations de salles et préparation des documents, tels que les ordres du jour et les comptes rendus des réunions;
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Procéder aux affichages de poste et à la planification des entrevues;
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Effectuer les réservations nécessaires pour les déplacements et préparer les comptes de dépenses ;
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Assurer la tenue des budgets (budget de fonctionnement et budget de formation du personnel administratif)
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Compiler, au besoin, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches ;
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Assister l’équipe Talent et Culture dans l’organisation d’activités corporatives d’envergure (réservation de salles, traiteur, etc.) ;
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Contribuer à l’amélioration continue des processus internes.
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Assister l’équipe Expérience client dans la gestion des feuilles de temps /et dans la gestion de l’absentéisme ;
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Exécuter toutes autres tâches connexes.
QUALIFICATIONS REQUISES :
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Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau et (ou) de secrétariat ou l’équivalent;
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Compter un minimum de 5 années d'expérience pertinente, préférablement auprès de cadres supérieurs.
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Posséder une connaissance approfondie du français et une connaissance de la langue anglaise (atout);
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Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels administratifs ainsi que de la suite Microsoft Office 360. Une connaissance approfondie des outils informatiques est recherchée.
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Posséder de l’autonomie, du tact et avoir un sens de l’organisation et des priorités très développé;
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Avoir un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et faire preuve de débrouillardise;
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Faire preuve de rigueur dans la préparation, la mise en page et la révision de documents;
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Démontrer quotidiennement sa capacité à vouloir aider les membres de l’équipe
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Respecter de hautes normes de confidentialité et agir en tout temps avec discrétion.
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Avoir des habiletés pour la collaboration. COMPÉTENCES RECHERCHÉES :
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Posséder de l’autonomie, du tact et avoir un sens de l’organisation et des priorités très développé;
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Avoir un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et faire preuve de débrouillardise;
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Faire preuve de rigueur dans la préparation, la mise en page et la révision de documents;
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Démontrer quotidiennement sa capacité à vouloir aider les membres de l’équipe
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Respecter de hautes normes de confidentialité et agir en tout temps avec discrétion.
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Avoir des habiletés pour la collaboration.
- Régime de retraite à prestations déterminées du Gouvernement du Québec (RREGOP)
- Des bureaux facilement accessibles au cœur du Quartier des spectacles et le télétravail est possible
- Rabais sur les transports en commun et le stationnement (abonnement mensuel)
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- 4 semaines de vacances | 13 jours fériés | 12 jours de congé de maladie (payés si non utilisés)
- Accès à des billets de spectacle gratuits à la Place des Arts
- Un comité social organise des activités tout au long de l'année!
