La Direction des ressources humaines est une équipe incontournable de partenaires et d’experts associés à la réalisation de la mission de HEC Montréal. Cette direction est axée sur une culture humaine et efficiente faisant vivre de façon cohérente les meilleures pratiques enseignées maximisant ainsi la mobilisation et le sentiment d’appartenance à l’organisation.
Le Service développement organisationnel et des compétences soutient l’organisation dans le développement et l’encadrement des démarches organisationnelles offerts aux gestionnaires et aux employés, en lien avec les valeurs et les orientations stratégiques de l’École. Ce service assure le développement de la communauté des employés administratifs et de gestion en vue d’assurer sa pérennité ainsi que la réalisation des priorités stratégiques.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
Le technicien ou la technicienne – développement organisationnel et des compétences soutient de façon transversale les initiatives, les activités et les programmes offerts par le service. Elle met à profit ses compétences relationnelles pour optimiser la fluidité des processus en place. De plus, elle agit comme personne-ressource au soutien des opérations administratives quotidiennes.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
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Soutient les activités de développement des talents lors du déploiement et le suivi de l’offre de formation et développement (contenu-diffusion-évaluation).
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Assure la coordination avec les partenaires internes et externes dans le cadre du calendrier de formation (par exemple la planification des formations, l’obtention des offres de service). Joue un rôle d’intervenant de premier niveau et réfère au conseiller ou à la conseillère - développement des talents en cas de besoin.
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Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi. Veille à l’organisation logistique de ces rencontres internes ou externes (inscription, itinéraire, etc.).
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Assure la logistique de l’offre interne de formation : pages intranet, inscriptions aux formations, envoi des invitations, commandes à la COOP, gestion des annulations, accueil des formateurs au début des formations, élaboration et envoi des sondages, etc.
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Effectue la recherche, le traitement ainsi que l’organisation des données afin de tenir à jour et de mettre en forme des rapports et des graphiques permettant le suivi des activités du service et soutenant la prise de décision (ex. activités de formation, évènements de leadership, loi 90, etc.).
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Soutient sur le plan administratif les professionnels et son supérieur dans la réalisation de différents mandats ainsi que le déploiement d’initiatives et programmes sous la responsabilité de l’équipe.
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Soutient la mise à jour de l’intranet. Responsable de publier toute page ou publication de la DRH pour la communauté employée et les gestionnaires.
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Vérifie et assure le suivi des budgets des unités du service et gère le suivi de la facturation en conséquence. Tient à jour les dossiers administratifs et les statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires durant l’année et aux fins d’années financières.
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Collabore à la rédaction du budget. Préparation des demandes d’achats pour le service. Gère les demandes de paiement pour l’unité administrative et fait le suivi des approbations des demandes de paiement. S’occupe des relevés de dépenses à partir des demandes de son supérieur et au besoin, assure les suivis avec les fournisseurs de services. Soulève les incohérences et en fait part à son/sa gestionnaire.
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Répond aux boîtes de courriers électroniques génériques de la Direction des ressources humaines et de son service. Lorsque requis, prépare les envois de ces mêmes boîtes.
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Participe à l’amélioration des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités et processus de son secteur de travail.
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Traite les dossiers de demande d’exonération des droits de scolarité. Remonte tout dossier non conforme.
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Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
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Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, en ressources humaines ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
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Connaissance du cycle de formation contenu-diffusion-évaluation
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Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
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Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
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Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Suite Office) et littératie numérique
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Bonne connaissance d’un système de gestion des dossiers employés (People soft, Success Factor, etc.)
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Capacité à travailler sous pression à l’intérieur de délais restreints
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Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
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Capacité d'analyse et de synthèse
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Capacité d’exercer un jugement éthique, notamment dans la gestion de l’information confidentielle ou issue de ressources organisationnelles
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Démontrer une volonté d’apprentissage, une ouverture au changement et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution
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Esprit méthodique, autonomie, rigueur et précision dans le travail
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Aptitude pour le travail en équipe et la collaboration
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Connaissance du milieu de la formation (atout)
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Connaissance des principes de rédaction Web (atout).
AVANTAGES
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Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, en ressources humaines ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
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Connaissance du cycle de formation contenu-diffusion-évaluation
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Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
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Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
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Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Suite Office) et littératie numérique
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Bonne connaissance d’un système de gestion des dossiers employés (People soft, Success Factor, etc.)
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Capacité à travailler sous pression à l’intérieur de délais restreints
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Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
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Capacité d'analyse et de synthèse
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Capacité d’exercer un jugement éthique, notamment dans la gestion de l’information confidentielle ou issue de ressources organisationnelles
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Démontrer une volonté d’apprentissage, une ouverture au changement et une capacité à travailler dans un environnement en constante évolution
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Esprit méthodique, autonomie, rigueur et précision dans le travail
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Aptitude pour le travail en équipe et la collaboration
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Connaissance du milieu de la formation (atout)
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Connaissance des principes de rédaction Web (atout).
