Description

MILIEU DE TRAVAIL

Le Département de management est constitué des membres du corps professoral et du personnel enseignant dont les intérêts d’enseignement et de recherche concernent le management. Le département offre des cours à tous les cycles universitaires.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’adjoint ou l’adjointe à la direction contribue à l’efficacité administrative de son secteur de travail en mettant à profit ses connaissances des rouages de HEC Montréal et assume la responsabilité d’un ensemble de tâches liées à l’administration et à la coordination des dossiers, incluant les suivis budgétaire et matériel de son secteur de travail. De plus, cette personne organise et coordonne le travail du personnel de bureau de son secteur de manière à rencontrer les échéanciers prévus. En collaboration avec la direction et le personnel administratif de son département, ainsi que la direction administrative de la direction des affaires professorales, elle offre un support au corps professoral et au personnel enseignant.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Soutien à la gestion administrative du secteur

Informe la directrice ou le directeur du département des procédures administratives en matière de budget, des opérations courantes, des échéanciers ainsi que des tâches à réaliser :

o Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son secteur de travail.

o De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés.

Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou des activités de sa directrice ou son directeur de département :

o Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; assure le suivi administratif des décisions relevant de sa compétence.

Prépare les documents administratifs et les informations pertinentes pour établir les prévisions budgétaires de son secteur de travail, en effectue le suivi régulier, et renseigne sa directrice ou son directeur de département sur les montants disponibles :

o Collabore à la préparation des prévisions budgétaires de son secteur de travail.

o Assure le lien avec les unités partenaires pour toute question budgétaire: transfert, correction, imputation, augmentation budgétaire, sommes engagées, etc.

Tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs.
Participe au traitement et au suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :

o Demande d’autorisation d’engagement

o Demande de paiement pour personnel contractuel

o Demande de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation

o Demande d’achat

o Tout autre formulaire interne à HEC Montréal

Prépare, tient à jour et fait le suivi des dossiers du corps professoral et enseignant (recrutement, engagement, promotions, congés, conciliation des charges d’enseignement, etc.) :

o Pour les dossiers de recrutement, met à jour le système de gestion de talent et voit à l’organisation logistique et au remboursement des dépenses engendrées par les candidatures.

o Pour les dossiers de promotion, veille au respect des règles, des échéanciers et des standards établis et s’assure de l’anonymat des évaluateurs dans le montage final des dossiers.

o Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information, la préparation matérielle et logistique, etc.

Effectue les démarches administratives relatives à l’arrivée ou au départ de personnel: répartition des espaces de travail, des équipements et des accès téléphoniques et informatiques, aménagement des locaux, signalisation, etc.
Reçoit les visiteurs, fournit les renseignements d’ordre courant ou relevant de sa compétence :

o Obtient le plus d’informations possible avant de transmettre les messages.

o Prépare la synthèse de problèmes ou de questions complexes, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi.

Voit à l’organisation logistique des séminaires et autres activités du département (remboursement des dépenses, réservation chambre d’hôtel, réservation de salles, etc.)
Au besoin, effectue la mise à jour de pages Web du département.
Participe à l’amélioration et à l’automatisation des processus de travail de son équipe. Documente, met à jour et assure le suivi des procédures relatives aux activités de son secteur de travail.

Soutien aux activités d’enseignement

Vérifie et valide les horaires de cours en collaboration avec le Registrariat. Prépare les affectations du corps professoral et enseignant: offre de cours par session, plage horaire, nombre de groupes, personnel enseignant et coordination du cours, etc.
Au besoin, voit à l'organisation matérielle de certains cours :

o Soutient le corps professoral et enseignant dans la création et la mise à jour des sites des cours sur ZoneCours.

o Assure l’organisation matérielle des cours.

o Effectue les déclarations de droits d’auteur.

o Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, mise en page, planification des examens différés et des mesures d’accommodements dans les évaluations).

Collabore à la réalisation de certaines tâches lors de période de pointe.

Bureautique de son secteur

À partir des demandes de sa directrice ou son directeur de département, de brouillons ou de fichiers, prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux et les rapports. Au besoin, corrige les documents.
Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de huit années d'expérience de travail pertinente
Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite, et très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; Microsoft Office 365, SharePoint, etc.)
Maîtrise des environnements informatiques propres à HEC Montréal tel que HEC en ligne, Finance en ligne, Zone Cours
Maîtrise des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira
Très bonne connaissance du milieu universitaire
Aptitude pour la coordination et le travail d’équipe
Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
Tact, diplomatie et discrétion
Proactivité, initiative
Autonomie, sens de l’organisation et de la planification
Favorise l’inclusion
Intérêt pour l’utilisation et l’apprentissage de nouvelles technologies