Commis-secrétaire
Référence : 22000000025
Durée : Emploi temporaire temps plein
Durée du mandat : indéterminée
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 24 février 2026, à 17 h
Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.
EN SAVOIR PLUS
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Or Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la cheffe de section - soutien à la réussite et en collaboration avec ses collègues, la ou le commis secrétaire assure le soutien administratif et logistique lié à l'organisation des examens pour les personnes étudiantes bénéficiant de mesures d'accommodement. Elle coordonne les horaires des examens, la réservation des salles, la surveillance des examens et la gestion des copies, en collaboration avec le Registrariat et les départements. Elle effectue le suivi des dossiers liés aux besoins particuliers des personnes étudiantes, la saisie et le traitement de données ainsi que la production de rapports statistiques. Elle accueille et informe les personnes étudiantes, gère les rendez-vous et les communications par téléphone et par courriel, et réfère les situations plus complexes aux personnes concernées.
Principales responsabilités
- Exécute et assure le suivi d'opérations administratives pour soutenir l'organisation des examens pour les personnes étudiantes bénéficiant de mesures d'accommodement. Recueille les informations nécessaires sur les cours, confirme l'horaire modifié des examens, réserve les salles, communique les instructions aux principales personnes intervenantes. Établit l'horaire de surveillance des examens et vérifie la disponibilité et le nombre de personnes surveillantes requises. Effectue des remplacements de surveillance lorsque requis. Prépare les contrats et les paies des personnes surveillantes. Reçoit, entrepose et remet les copies d'examens. Collabore avec le Registrariat et les départements pour la gestion des copies d'examens;
- Selon les procédures établies, prépare les demandes relatives aux besoins particuliers des personnes étudiantes et les soumet pour révision et signature; transmet l'information aux personnes responsables et fait le suivi des dossiers auprès des organismes compétents, des personnes conseillères et étudiantes;
- Effectue la saisie, la vérification et la correction de données dans des systèmes informatisés. Fait le traitement des données à partir des requêtes statistiques et produit des listes et des rapports telles les statistiques annuelles sur les services rendus et les personnes desservies;
- Prend les rendez-vous avec les personnes étudiantes sur les calendriers en ligne des personnes conseillères et procède à l'ouverture du dossier. En fonction du plan de suivi, fais les liens avec les personnes intervenantes recommandés;
- Accueille les personnes étudiantes ou toutes autres personnes, détermine le motif de leur visite, fournit les renseignements demandés et communique de l'information sur les services disponibles. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère à la personne appropriée;
- Traite les demandes reçues par téléphone et par courriel. Assure notamment le classement des courriels et le suivi des envois des boîtes génériques de l'équipe de soutien aux étudiantes et étudiants en situation de handicap. Fournit des informations générales et informe les conseillères des cas plus complexes;
- Fait la mise à jour des contenus en ligne du service, notamment les mises à jour sur le calendrier institutionnel et les pages web. Effectue la saisie et la mise en page de documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, formulaires administratifs. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation;
- Organise des réunions et participe à l'organisation d'activités en faisant notamment les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
- Assume la responsabilité d'un système de classement et effectue l'archivage requis. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques;
- Ouvre, trie et distribue le courrier du service, reçoit les appels téléphoniques, transmet les appels et les messages;
- Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils de bureau tels que les ordinateurs, photocopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Minimum d'une année d'expérience pertinente.
Autres
- Connaissance des logiciels de traitement de textes et de données.
Rémunération
Classe 5 (de 26,79 $ à 33,85 $).
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Temps complet - 35 heures par semaine.
Prendre note que les entrevues se dérouleront autour de la mi‑mars.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 24 février 2026, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/698b8165b766823be8940d9f/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 5 (de 26,79 $ à 33,85 $).
