Description

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Service de la recherche

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du supérieur immédiat, effectue diverses tâches reliées à l’élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives liées au soutien et à la gestion des projets de recherche des professeures-chercheuses et professeurs-chercheurs; effectue divers travaux à caractère administratif, comptable, et informationnel en vue d’assurer la réalisation de projets ou le bon fonctionnement des opérations de son secteur.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Assure le soutien aux personnes chercheuses en matière de gestion budgétaire et financière de la recherche subventionnée et contractuelle. Plus précisément, la personne soutien le processus pour l’ouverture administrative des projets, en incluant la saisie d’informations dans des bases de données menant à l’ouverture des projets, et assure les suivis périodiques nécessaires, de même que les étapes pour la fermeture des projets.
Vérifie et traite des formulaires administratifs notamment, demandes de remboursements, demandes d'achat, demandes de paiement, réquisitions, demandes de facturation, virements budgétaires; participe au développement et à la mise à jour des formulaires administratifs nécessaires et à l'application des procédures administratives de son secteur.
Reçoit et traite les demandes d’embauches de personnel de recherche ainsi que les demandes de versement de bourses aux personnes étudiantes, et assure le suivi requis pour les versements des bourses et salaires associés, ainsi que pour l'accueil des personnes.
Assume la responsabilité du suivi de dossiers, tel que les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les budgets, les conciliations comptables, des projets de recherche, des partenariats et autres.
Coordonne et supervise le bon fonctionnement d’activités administratives complexes en respect des directives et procédures institutionnelles.
Collige, codifie, exploite et analyse des données et des statistiques, selon les paramètres spécifiés, reliés à la gestion des projets de recherche, des ressources financières et matérielles.
Prépare des données pour les publications officielles et rédige des rapports tels que rapport financier aux organismes subventionnaires, rapport sur l’inventaire de la recherche, etc.
Assume la responsabilité du suivi de dossiers tels que budgets, inventaires, facturation, gestion du temps, selon les règles et directives des organismes subventionnaires et les normes en vigueur à l’Université TÉLUQ.
Effectue des recherches relatives à son champ d’activités; analyse les demandes des professeures-chercheuses et professeurs-chercheurs; résout les problèmes qui lui sont soumis et réfère à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilité.
Contacte les personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements de nature technique liés aux projets de recherche, notamment le plan comptable, aux normes et procédures administratives, à la gestion du temps.
Contrôle, ventile les budgets et assiste la personne responsable dans la préparation des redditions de compte.
Participe au développement, à la mise à jour et à l’implantation de procédures administratives et systèmes informatiques permettant la réalisation des activités de son secteur et d’en améliorer l’efficacité.
Informe son supérieur immédiat des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités administratives de son secteur; identifie les causes et émet des recommandations.
Utilise des systèmes informatisés de traitement de l’information avec les logiciels pertinents à son domaine d’activités tels SAFIRH, IFR, logiciels de la suite Office, etc.
Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entrainement, répartir le travail et en vérifier l’exécution.
Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la catégorie.

Exigences

EXIGENCES

Diplôme d’études collégiales en technique administrative option comptabilité ou finance, ou scolarité équivalente;
2 ans d'expérience pertinente.

AUTRES

Maîtrise des logiciels de la suite Office (Teams, Word, Outlook, etc.) et Adobe Acrobat;
Maîtrise du logiciel Excel (sera validé par un test);
Connaissance des systèmes informatiques pour fins de gestion;
Connaissance des outils logiciels de la suite office pour la gestion des processus (Forms, Power Automate, Planner), un atout;
Bonne connaissance linguistique en français écrit et parlé (60 %);
Compétence fonctionnelle, compréhension et expression de l’anglais oral (60 %);
Bonne compétence, compréhension et expression de l’anglais écrit (60 %);
Habileté reconnue pour la rédaction de textes;
Connaissances reliées à la gestion et au suivi de processus et procédures administratives;
Sens de l’organisation développé.