Commis à l'accueil et au service à la clientèle - Registrariat
Référence : 55000000009
Durée : Emploi temporaire, temps plein
Durée du mandat : il s'agit d'un surcroît de travail pour une période n'excédant pas six (6) mois consécutifs.
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 18 février 2025, à 17 h.
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité du chef de section - processus administratif, la personne recherchée accueille la clientèle étudiante de tous les cycles et répond aux questions relatives aux règlements, aux cheminements académiques, aux changements de programmes et aux horaires. Elle effectue divers travaux reliés à la gestion académique des dossiers étudiants (GEADE) et tient à jour différents dossiers informatisés.
Principales responsabilités
- Accueille la clientèle étudiante de tous les cycles et fournit les renseignements demandés en personne, par téléphone ou par courrier électronique;
- Répond aux questions concernant les règles et procédures de l'admission, l'inscription, l'acquittement des frais de scolarité, les horaires, les examens, les assurances, le statut des étudiantes et étudiants, les documents de l'immigration, etc.;
- Reçoit, analyse et approuve les documents remis par la clientèle étudiante étrangère, canadienne et résidente permanente. Propose des solutions aux étudiantes et étudiants, si nécessaire, et effectue les corrections aux dossiers étudiants dans GEADE. Ces documents et la codification de ceux-ci sont directement reliés aux frais de scolarité et à la subvention du Ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur (MÉES);
- Communique avec différentes personnes intervenantes afin d'obtenir et fournir des renseignements dans le but d'assister la clientèle étudiante. Réfère aux personnes-ressources l'étudiante ou l'étudiant pour les cas particuliers;
- Reçoit les demandes d'admission, vérifie et valide les documents fournis, selon les procédures établies, et signale les anomalies à l'étudiante ou l'étudiant;
- Effectue toutes les attestations d'admission, d'inscription et de diplomation; les personnalise et les rédige conformément à la demande des étudiantes et des étudiants. Complète les formulaires spéciaux exigeant le sceau de Polytechnique Montréal;
- Reçoit, effectue et complète différents formulaires exigeant le sceau de Polytechnique Montréal, les demandes de bulletins, les duplicatas de reçus fiscaux et les remet aux étudiantes et étudiants;
- Perçoit et encaisse des sommes d'argent en liquide ou autrement provenant de la clientèle étudiante et émet les reçus requis, demande, s'il y a lieu, des références pour assurer le remboursement des frais exigés;
- Vérifie et fait la caisse sous sa responsabilité, prépare les dépôts pour la banque;
- Produit, corrige et compile les transactions financières des dossiers de la communauté étudiante;
- Effectue le calcul des frais de scolarité et des frais administratifs, fait les recherches qui s'imposent et explique le détail des comptes aux étudiantes et étudiants et prend les décisions en rapport avec leur dossier;
- Remet les fiches d'inscription, les bulletins aux étudiantes et étudiants sur présentation de leur carte d'identité et participe à l'envoi postal des avis de paiement, des bulletins, diplômes et fiches d'inscription;
- Émet des copies de bulletins, des duplicatas d'avis de paiement, d'impôt et fiches d'inscription lorsque requis et effectue l'inscription des étudiantes et étudiants et, s'il y a lieu, perçoit les arrérages;
- Procède à la validation des cartes étudiantes, à l'identification des étudiantes et étudiants lors des quiz et examens et remet à la communauté étudiante un laissez-passer temporaire lors de l'oubli de la carte d'identité;
- Communique avec divers organismes extérieurs tels que : CEPSUM, RAMQ, STM, la compagnie d'assurance collective dans le but de fournir ou d'obtenir des renseignements ou des documents;
- Collabore à l'admission de la clientèle étudiante lors de période de pointe, à l'archivage des dossiers de la communauté étudiante et à la préparation de la Collation des grades;
- Vérifie et analyse les dossiers des étudiantes et étudiants susceptibles d'être sélectionnés par le MÉES pour la vérification annuelle; contacte les étudiantes et étudiants, les employeurs pour compléter les dossiers, récupère les documents et en assure le suivi;
- Classe et tient à jour différents dossiers, listes et documents. Saisie la correspondance d'ordre courant et achemine le courrier reçu des étudiantes et étudiants aux personnes responsables des différents dossiers;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que : système informatisé de traitement de l'information, calculatrice et photocopieur;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Une (1) à deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres
- Connaissance d'un logiciel de traitement de textes.
Rémunération
Classe 5 (de 26,11 $ à 32,35 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 21 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel
- Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Durée du mandat : il s'agit d'un surcroît de travail pour une période n'excédant pas six (6) mois consécutifs.
Temps complet - 35 heures par semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER".
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 18 février 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/67a2703235d1b16796085e4f/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 5 (de 26,11 $ à 32,35 $).
