Technicienne ou technicien en coordination de travail de bureau

Organisation:

Université de Montréal

Région de travail:

Montréal

Fin du concours:

Le mardi 10 décembre 2024 avant 23:30

Attention, cette offre d'emploi est échue

Date d'embauche:

Le mercredi 4 décembre 2024

Type du poste:

Permanent, temps plein

Catégorie d'emplois:

Personnel de soutien

Description

Avec ses quelque 70 ans d’histoire, la Faculté de musique est reconnue comme la plus grande institution francophone d’enseignement de la musique en Amérique du Nord. Elle se distingue par l’excellence de son école d’interprétation, par ses musicologues travaillant au carrefour des sciences humaines et des humanités numériques, de même que par ses chercheuses-créatrices et chercheurs-créateurs qui couvrent un large spectre de styles. Favorisant la pluralité des approches et les croisements entre les disciplines, la Faculté propose des programmes d’études ancrés dans la réalité du milieu musical d’aujourd’hui. Elle attire et fait rayonner le talent de 650 étudiantes et étudiants, et de quelque 160 enseignantes et enseignants venus d’ici et d’ailleurs.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

Vous détenez une excellente capacité d’organisation et savez gérer les priorités pour coordonner efficacement les agendas et les rendez-vous.
Vous aimez planifier et orchestrer des réunions en vous assurant que tout est prêt pour le bon déroulement des échanges.
Vous êtes rigoureux(se) et avez un souci du détail qui vous permet de rédiger des documents impeccables et sans fautes.
Vous détenez des compétences avancées en prise de notes et rédaction de procès-verbaux, tout en assurant un suivi diligent des décisions prises.
Vous aimez travailler dans un environnement où la proactivité et l’adaptabilité sont essentielles pour gérer les imprévus et les urgences.

Vos défis au quotidien

Assurer une gestion proactive et efficace de l’agenda de votre supérieure, en planifiant, organisant et ajustant les rendez-vous en fonction des priorités, des imprévus ou des urgences.
Préparer et coordonner les réunions, y compris l’envoi des convocations, la réservation des salles et la mise à disposition des documents nécessaires pour garantir leur bon déroulement.
Prendre des notes détaillées lors des réunions importantes et rédiger des procès-verbaux clairs et précis, tout en assurant le suivi des décisions qui relèvent de votre compétence.
Rédiger, corriger et mettre en page des documents variés, tels que lettres, rapports et mémos, en veillant à la qualité et à la cohérence des communications écrites.
Gérer les priorités et les échéanciers, tout en assurant une communication fluide entre votre supérieure et ses différents interlocuteurs internes et externes.
Assurer le suivi des dossiers professoraux avec les différentes instances en respect du calendrier universitaire.

Exigences

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

Un diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques en bureautique, en administration, techniques pertinentes ou diplôme universitaire pertinent à la fonction.
Minimum de 2 années d’expérience pertinente.
Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.
Une vitesse de frappe de 35 mots/minute.
Une maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais (atout).

Salaire et avantages

Notre promesse employeur

Un taux horaire entre 27,77 $ à 36,21 $ en fonction de votre expérience
Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue

Davantage d’information sur ce poste