Secteur de travail | Unité organisationnelle : SSDA - Bureau des études (3737)
Groupe d'emploi : Bureau
Statut : Contrat jusqu’à la fin décembre 2024 avec possibilité de prolongation
Horaire : Régulier 35 heures / semaine, temps plein
Pavillon : B : Maisonneuve
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Cette personne accueille et renseigne la clientèle. Elle effectue, à l'aide de divers logiciels, la saisie et traitement de textes et de données nécessaires à la production de divers documents.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BH01 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
- Accueille la clientèle et lui donne des renseignements sur les activités de l’unité et, lorsque requis, la réfère aux personnes concernées ou effectue des recherches dans la documentation ou auprès de différentes unités afin d'obtenir l'information demandée;
- Gère efficacement les courriels entrants et sortants, en les triant, classant, répondant ou transférant aux personnes concernées, tout en maintenant des boîtes de réception organisées et en collaborant avec l’équipe pour assurer une communication fluide.
- Reçoit, filtre et fait des appels téléphoniques, note les messages et les achemine aux personnes concernées;
- Effectue en regard des échéanciers et à partir de notes ou listes, la saisie et le traitement de textes et/ou de données nécessaires à la production de divers documents tels que : liste, lettre, rapport, bilan; les vérifie et les transmet aux personnes concernées;
- Effectue certaines activités administratives telles que la tenue à jour du calendrier d’activité, la demande d'impression et d’envoi de documents, la convocation à des activités et la réservation d'appareils ou de locaux;
- Collabore à l'organisation des activités de l'unité à laquelle elle est associée telles que les séjours linguistiques, les formations sur mesure, les formations publiques; voit à ce que les salles de formation soient prêtes pour la tenue des activités et nettoyées à la suite des activités;
- Tient à jour l'inventaire des fournitures de bureau et des formulaires nécessaires aux activités de l'unité à laquelle elle est associée; établit la liste des articles à commander; remplit les réquisitions d'achat et les soumet à la personne désignée pour fins d'autorisation; vérifie l'état et la quantité des marchandises lors de la réception; s'assure de leur conformité avec les bons de livraison, les signe et les transmet à la personne concernée;
- Effectue la vente d’activités, tels que séjours linguistiques, cours du soir, formations publiques; perçoit les sommes d'argent, émet, sur demande, des reçus et transmet les recettes à la personne désignée ;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis;
- La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l’évaluation.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Six (6) mois d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 65 % au test de français.
Salaire : Entre 23.05 $ et 27.95 $
Classement salarial : 4
