Secrétaire administrative - Direction des études

Organisation:

Collège de Bois-de-Boulogne

Région de travail:

Montréal

Fin du concours:

Le jeudi 12 septembre 2024

Type du poste:

Temps plein

Catégorie d'emplois:

Personnel de soutien

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Description

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Accomplir diverses tâches de secrétariat en collaboration avec plusieurs personnes.

QUELQUES ATTRIBUTIONS

Rédiger, concevoir, saisir, réviser et/ou donner leur forme finale à différents documents et voir, s’il y a lieu, à leur impression ainsi qu’à leur diffusion après approbation
Préparer le matériel relatif aux réunions, convoquer les participants et s’assurer de la réservation des locaux nécessaires
Assurer la logistique des activités à mettre en place, voir à leur promotion et gérer les inscriptions
Procéder au classement des documents selon le système en vigueur, être responsable de la gestion documentaire de la Direction et effectuer annuellement l’archivage
Au besoin, assister à certaines rencontres, en rédiger les comptes rendus et assurer les suivis inhérents
Assurer le suivi des dossiers, notamment quant aux échéanciers et aux dispositions à prendre pour leur réalisation
Participer à l’organisation et au suivi des rencontres et comités auxquels participe la Direction et tenir l’agenda à jour
Accueillir les personnes qui se présentent au bureau ou y téléphonent, répondre aux demandes d’information et acheminer au besoin les appels téléphoniques
Assister la Direction dans le suivi des opérations budgétaires
Inscrire dans CLARA les renseignements relatifs à la paie de certains employés, préparer les demandes courantes de paiement et les réquisitions relatives aux postes budgétaires et en faire le suivi
En collaboration avec l’équipe, dresser la liste préliminaire des demandes annuelles d’immobilisation
Assurer l’inscription des personnes et le suivi de leur dossier en matière de perfectionnement
Établir (ou actualiser, selon les cas) un procédurier pour l’ensemble des tâches qu’elle assume
Appuyer les Directions adjointes dans les démarches courantes inhérentes à leurs opérations
Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe

Exigences

QUALIFICATIONS

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente

PROFIL RECHERCHÉ

Maîtrise supérieure du français écrit et parlé validée au moyen d’un test
Très bonne connaissance des technologies de la communication et de l’information liées à l’emploi et des logiciels d’utilisation courante (Word niveau 2 et Excel niveau 2), validée au moyen de tests
Être en mesure d’utiliser de façon efficace le logiciel Clara, évaluée au cours des premiers 20 jours de travail
Très bonne connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat
Grande autonomie, capacité à apprendre rapidement et habiletés de planification ainsi que d’organisation
Capacité d’assumer le traitement et le suivi de plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers serrés
Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail
Esprit d’entraide manifesté de façon constante afin de faciliter le travail d’équipe et l’établissement ou le maintien de relations harmonieuses
Jugement, discrétion et tact manifestés à travers les interventions et les communications orales comme écrites