Accomplir diverses tâches de secrétariat en collaboration avec plusieurs personnes.
QUELQUES ATTRIBUTIONS
- Rédiger, concevoir, saisir, réviser et/ou donner leur forme finale à différents documents et voir, s’il y a lieu, à leur impression ainsi qu’à leur diffusion après approbation
- Préparer le matériel relatif aux réunions, convoquer les participants et s’assurer de la réservation des locaux nécessaires
- Assurer la logistique des activités à mettre en place, voir à leur promotion et gérer les inscriptions
- Procéder au classement des documents selon le système en vigueur, être responsable de la gestion documentaire de la Direction et effectuer annuellement l’archivage
- Au besoin, assister à certaines rencontres, en rédiger les comptes rendus et assurer les suivis inhérents
- Assurer le suivi des dossiers, notamment quant aux échéanciers et aux dispositions à prendre pour leur réalisation
- Participer à l’organisation et au suivi des rencontres et comités auxquels participe la Direction et tenir l’agenda à jour
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau ou y téléphonent, répondre aux demandes d’information et acheminer au besoin les appels téléphoniques
- Assister la Direction dans le suivi des opérations budgétaires
- Inscrire dans CLARA les renseignements relatifs à la paie de certains employés, préparer les demandes courantes de paiement et les réquisitions relatives aux postes budgétaires et en faire le suivi
- En collaboration avec l’équipe, dresser la liste préliminaire des demandes annuelles d’immobilisation
- Assurer l’inscription des personnes et le suivi de leur dossier en matière de perfectionnement
- Établir (ou actualiser, selon les cas) un procédurier pour l’ensemble des tâches qu’elle assume
- Appuyer les Directions adjointes dans les démarches courantes inhérentes à leurs opérations
- Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe
QUALIFICATIONS
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
- Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente
PROFIL RECHERCHÉ
- Maîtrise supérieure du français écrit et parlé validée au moyen d’un test
- Très bonne connaissance des technologies de la communication et de l’information liées à l’emploi et des logiciels d’utilisation courante (Word niveau 2 et Excel niveau 2), validée au moyen de tests
- Être en mesure d’utiliser de façon efficace le logiciel Clara, évaluée au cours des premiers 20 jours de travail
- Très bonne connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat
- Grande autonomie, capacité à apprendre rapidement et habiletés de planification ainsi que d’organisation
- Capacité d’assumer le traitement et le suivi de plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers serrés
- Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail
- Esprit d’entraide manifesté de façon constante afin de faciliter le travail d’équipe et l’établissement ou le maintien de relations harmonieuses
- Jugement, discrétion et tact manifestés à travers les interventions et les communications orales comme écrites
LES CONDITIONS
Poste régulier à temps complet
Salaire : 24,56 $ à 28,33 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité
Horaire : de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi (35 heures)
Gestionnaire : Martine Gagnon
Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection
Lieu de travail : Pavillon Ignace-Bourget
LES AVANTAGES
- Programme de conciliation famille / travail
- Assurances collectives
- Quatre semaines de vacances (après un an de service)
- 13 jours de congés fériés
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Programme de formation et de développement des compétences
- Accès à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
- Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité