Soutenir, à travers la réalisation de différentes tâches administratives, la planification et l’organisation de l’enseignement offert à la population étudiante adulte de la formation continue. Ce remplacement implique la collaboration avec plusieurs personnes pour la bonne réalisation des activités et la réussite des étudiantes et des étudiants.
QUELQUES ATTRIBUTIONS
- Rédiger, concevoir, saisir et réviser différents documents, sur support informatique (principalement Word et Excel)
- Préparer, et diffuser certains documents liés notamment aux cours et aux stages (guide d’accueil, plans de cours, examens, entente de stage, etc.)
- Assurer la commande, la préparation ainsi que la distribution de livres ou autres documents
- Préparer le matériel relatif aux cours et aux activités, transmettre l’information aux participants et s’assurer de la réservation des locaux nécessaires
- Assurer la logistique de certaines activités à mettre en place
- Classer des documents selon le système en vigueur, être responsable de la gestion documentaire de la Direction et effectuer annuellement l’archivage
- Assurer le suivi des dossiers, notamment quant aux échéanciers et aux dispositions à prendre pour leur réalisation
- Accueillir les personnes qui se présentent au bureau ou y téléphonent, répondre aux demandes d’information et acheminer au besoin les appels téléphoniques
- Établir (ou actualiser, selon les cas) un procédurier pour l’ensemble des tâches effectuées
- Appuyer les Directions adjointes dans les démarches courantes inhérentes à leurs opérations
QUALIFICATIONS
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études équivalente
- Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente
PROFIL RECHERCHÉ
- Esprit d’entraide et facilité à établir et maintenir des relations professionnelles et harmonieuses
- Grande autonomie, capacité à apprendre rapidement et habiletés de planification ainsi que d’organisation
- Capacité à assumer le traitement et le suivi de plusieurs dossiers à la fois et de respecter des échéanciers serrés
- Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail
- Souci du détail et rigueur manifestés dans la réalisation du travail
- Bon sens du jugement, de discrétion et de tact dans ses interventions
- Maitrise supérieure du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test)
- Bonne connaissance des logiciels d’utilisation courante Word niveau 2, Excel niveau 2 (validée au moyen d’un test)
- Être en mesure d’utiliser de façon efficace du logiciel CLARA évaluée au cours des premiers 20 jours de travail
LES CONDITIONS
Remplacement à temps complet jusqu’au 30 juin 2025
Salaire : 24,56 $ à 28,33 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité
Horaire : 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
Gestionnaire : Aurélie Jonquet
Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection
Lieux de travail : Agora numérique et télétravail en mode hybride
LES AVANTAGES
- Programme de conciliation famille / travail
- Assurances collectives
- Quatre semaines de vacances (après un an de service)
- 13 jours de congés fériés
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Programme de formation et de développement des compétences
- Accès à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases dans les édifices principaux du collège
