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Description

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Réaliser des travaux techniques ayant trait à l'organisation et au fonctionnement de la gestion des documents à l’ensemble du Collège et fournir une assistance technique au personnel.

QUELQUES ATTRIBUTIONS

Effectuer les travaux techniques de codification, d’indexation, de recherche et de circulation des documents papiers et numériques
Effectuer les travaux techniques d’archivage selon les normes de la numérisation de substitution
Participer aux opérations d'élimination des documents papiers et numériques à l’ensemble du Collège
Effectuer les opérations de déclassement des documents papiers dans les unités administratives
Assister les usagers quant à l'aspect technique de l’utilisation du système de gestion intégrée des documents
Participer à recueillir des informations externes au moyen, entre autres, d’une veille technologique
Participer au développement et au déploiement des différents projets de transformation numérique notamment l’implantation des principes liés aux fonctionnalités spécifiques de la gestion intégrée des documents dans Microsoft SharePoint
Participer à la planification et à la gestion de la conformité des serveurs de fichiers vers l’environnement infonuagique de Microsoft 365
Collaborer à la transition des documents papiers au numérique avec les unités administratives
Collaborer à la validation des dossiers transférés ou archivés numériquement
Participer à l’élaboration et à la programmation de l’automatisation des tâches dans Microsoft SharePoint
Peut être appelée à assister le personnel de soutien et stagiaires impliqués dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable
Ajuster et adapter les outils de travail notamment le plan de classification, le calendrier de conservation, la catégorisation des actifs informationnels, la catégorisation des niveaux d’accessibilité des pièces, l’index de repérage, les formulaires
Agir à titre de personne-ressource auprès de l'équipe de sa direction
Concevoir, rédiger et maintenir la documentation relative à ses tâches
Effectuer toute autre tâche connexe

Exigences

QUALIFICATIONS

Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée au domaine de l’emploi ou une attestation d’études équivalente tel qu’un certificat en gestion de l’information et des archives

EXIGENCES

Bonnes connaissances des fonctionnalités avancées des environnements Microsoft 365 notamment dans SharePoint, Teams et OneDrive
Bonne maîtrise des logiciels d’utilisation courante tels que Word niveau 2 et Excel niveau 3 (validée au moyen d’un test)

PROFIL RECHERCHÉ

Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite (validée au moyen d’un test)
Avoir de bonnes aptitudes techniques notamment dans l’utilisation de Microsoft 365 et plus particulièrement Microsoft SharePoint
Connaissance dans l’utilisation des outils de programmation de flux de travail et de tâches tel Microsoft Power Plateform
Excellentes habiletés informatiques
Très bonnes connaissances des principes de la gestion intégrée des documents et de la mise en place d’une gouvernance de l’information
Expérience en gestion des documents administratifs
Connaissance du fonctionnement d’un logiciel de gestion électronique des documents
Capacité à traiter des données selon les méthodes et procédures de nature complexe
Bonnes connaissances du cadre juridique et des principes de gouvernance entourant la gestion des informations et des archives notamment la Loi sur les archives, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, incluant la Loi 25
Faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
Faire preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe
Avoir la préoccupation de maintenir confidentielles toutes les données qui lui seront accessibles