La personne titulaire du poste assure l’accueil de la bibliothèque, assiste les usagers dans leur utilisation des lieux et effectue les transactions courantes d’un comptoir de service. Elle agit à titre de répondante de première ligne, répond aux requêtes et interrogations des personnes étudiantes et les oriente vers les ressources appropriées.
Elle collabore au déroulement des activités en assistant les différents membres de l’équipe par l’exécution d’une variété de tâches administratives, selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe, tout en voyant à l’application des règles et procédures en place. Elle procède à la préparation matérielle des documents et du matériel, à leur classement et veille au bon état des lieux.
Elle réalise également des tâches de nature administrative pour la Direction de la vie étudiante et de la réussite éducative. Elle joue donc un rôle pivot dans l’offre de services offerts à l’ensemble de la communauté étudiante et assure la synergie entre les acteurs associés à la réussite des étudiantes et des étudiants.
QUELQUES ATTRIBUTIONS
Assurer l’accueil de la bibliothèque
- Accueillir les étudiantes et étudiants et les employées et employés, répondre à leurs requêtes et interrogations et les orienter vers les ressources appropriées
- Assister les étudiantes et étudiants quant à l’utilisation des lieux et des équipements technologiques offerts à la bibliothèque ainsi que dans leur appropriation de notre environnement numérique
- Effectuer les transactions courantes de prêts, retours, réservations, mises de côté de documents, de matériel, et de salles de travail, selon les procédures établies
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels
Assurer la qualité des espaces physiques
- Reclasser les documents et le matériel
- Veiller à ce que les espaces dédiés aux collections et au matériel restent en ordre et effectuer la lecture de rayons lorsque nécessaire
- Alimenter en papier les imprimantes et photocopieurs, veiller à leur bon fonctionnement et effectuer les suivis nécessaires
- Replacer les tables de travail et les chaises dans la bibliothèque
- Assurer la tournée des lieux et signaler les bris et les espaces sales
Collaborer aux tâches administratives spécifiques de la bibliothèque
- Procéder à la préparation matérielle des documents et du matériel
- Procéder à différentes opérations liées à la gestion des retards, au suivi des réservations expirées, à l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau et du matériel spécialisé
- Vérifier les commandes des documents à leur arrivée à la bibliothèque et procéder aux demandes de paiement dans Clara Finances ou Omnivox Finances
- Soutenir l’organisation des ateliers de formation documentaire
- Mettre en forme et préparer des listes de documents, des affiches et des documents promotionnels, des procéduriers ainsi que de courts billets sur les activités de la bibliothèque
- Participer aux opérations liées à Copibec et au respect du droit d’auteur
- Reclasser les documents et le matériel
- Veiller à ce que les espaces dédiés aux collections et au matériel restent en ordre et effectuer la lecture de rayons lorsque nécessaire
- Alimenter en papier les imprimantes et photocopieurs, veiller à leur bon fonctionnement et effectuer les suivis nécessaires
- Replacer les tables de travail et les chaises dans la bibliothèque
- Assurer la tournée des lieux et signaler les bris et les espaces sales
Collaborer aux tâches administratives de la Direction de la vie étudiante et de la réussite éducative
- Rédiger des demandes de personnel et préparer les demandes d’accès et de clés, en faire le suivi
- Traiter les courriels reçus dans la boîte courriel de la Direction et les acheminer aux personnes concernées
- Organiser des rencontres à la demande de la Direction et répondre aux demandes de disponibilité
- Colliger des données significatives pour la Direction et pour la bibliothèque
- Application des règles de gestion documentaire
- Mettre en ligne les sondages de la Direction, extraire les données et compiler les tableaux
- Mettre à jour des informations sur les plateformes de la Direction et de la bibliothèque
- Faire le suivi des demandes de disponibilités pour la Direction
QUALIFICATIONS
- Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
- Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente
PROFIL RECHERCHÉ
- Fort souci pour l’accueil et l’accompagnement des étudiants
- Bonne connaissance du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test)
- Bonne connaissance des logiciels d’utilisation courante Word niveau 2, Excel niveau 1 (validée au moyen d’un test)
- Capacité à traiter des données selon les méthodes et procédures de nature relativement complexe
- Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité, bienveillant et empathique
- Faire preuve de jugement à l’égard de situations délicates ou dans les résolutions de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
- Dextérité fine (préparation matérielle)
- Habiletés supérieures en communications écrites et orales
- Fait preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe
- Manifester un souci du détail dans la réalisation de son travail
- Sens de l’initiative et des responsabilités
- Aisance avec les TIC, notamment la suite Office
LES CONDITIONS
Poste régulier à temps complet
Salaire : 24,36 $ à 27,24 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité
Horaire : de 7h30 à 15h30, du lundi au vendredi (35 heures)
Gestionnaire : Guillaume D’Amours
Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection
Lieu : Pavillon Saint-Paul
LES AVANTAGES
- Programme de conciliation famille / travail
- Assurances collectives
- Quatre semaines de vacances (après un an de service)
- 13 jours de congés fériés
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
- Programme de formation et développement des compétences
- Accès gratuit à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
- Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité
