Agente ou agent de soutien administratif, classe principale - Direction des ressources humaines

Organisation:

Collège de Bois-de-Boulogne

Région de travail:

Montréal

Fin du concours:

Le mardi 13 août 2024

Type du poste:

Temps plein

Catégorie d'emplois:

Personnel de soutien

Description Cliquez ici pour voir le document en plein écran ou si le document ne s'affiche pas correctement

Description

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

La personne titulaire de ce poste est responsable d’un ensemble de travaux administratifs et réalise des tâches relativement complexes et spécialisées pour les différents secteurs d’activités de la direction des ressources humaines.

QUELQUES ATTRIBUTIONS

Assurer la gestion de la boite courriel DRH, effectuer les relais et suivis des courriels
Rédiger les notes de service
Assurer la coordination de travaux administratifs de la direction
Assurer le suivi du calendrier annuel des opérations associées à son poste
Accompagner la direction dans la création des matrices de compétences par catégories d’emploi
Veiller à l’organisation matérielle et à la planification de différentes réunions
Effectuer le suivi de certains projets de la direction, notamment l’inscription aux programmes OPUS, les données pour le programme d’aide aux membres du personnel (PAE) et les soins de santé virtuels
Effectuer les demandes de paiement des comptes à payer de la direction et certaines facturations relevant de sa fonction (libérations syndicales et demandes de remboursement)
Assurer la collaboration dans la logistique de divers événements institutionnels, notamment les séances d’accueil du nouveau personnel, les événements de reconnaissance, de retraite et autres événements
Effectuer l’inventaire et l’achat des fournitures de bureau du service
Assurer le respect du cadre de classement et du calendrier de conservation en vigueur et apporter un soutien au personnel du service
Collaborer à la préparation du bilan annuel de la direction et de tout autre document requis au Conseil d’administration notamment les résolutions
Effectuer la mise à jour des documents dans la communauté DRH sur OMNIVOX
Assurer le suivi, la mise à jour et l’analyse des données à la suite de sondages réalisés par la direction des ressources humaines
Contribuer activement à l'amélioration continue des processus de la direction en proposant des suggestions et en participant à des initiatives visant à optimiser l'efficacité opérationnelle

Collaborer à l’application administrative des programmes de perfectionnement de toutes les catégories d’emploi.

Exigences

QUALIFICATIONS

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
Avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente

PROFIL RECHERCHÉ

Maitrise du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test, résultat minimum de 80%)
Bonne connaissance du logiciel d’utilisation courante Word niveau 2 et Excel niveau 2 (validée au moyen d’un test)
Bonne connaissance de la suite de Microsoft Office 365, notamment l’utilisation de Teams, One Drive et Outlook
Capacité à traiter des données selon des méthodes et procédures de nature complexe
Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité et à faire preuve de jugement et de discrétion dans la résolution de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
Faire preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe

Salaire et avantages

LES CONDITIONS

Projet spécifique à temps complet jusqu’au 30 juin 2025

Salaire : 25,20 $ à 30,85 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité

Horaire : de 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi (35 heures)

Gestionnaire : Gaëlle Ihamouine Lamizay

Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection

Lieu de travail : Pavillon St-Paul

LES AVANTAGES