Description
Sous la responsabilité de la direction adjointe des études responsable du service du développement pédagogique, la personne agente de soutien administratif (classe 1) accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Elle est appelée à soutenir des personnes cadres et des professionnel(le)s.
La personne agente de soutien administratif (classe 1) est amenée plus spécifiquement à :
- Assurer l’accueil ainsi que la correspondance écrite, électronique ou téléphonique inhérente à son travail ;
- Accueillir et soutenir les enseignantes et les enseignants en répondant aux diverses questions en lien avec les services des activités d’enseignement et du développement pédagogique ;
- Apporter un support aux diverses personnes collaborant aux activités des services, tenir à jour leur agenda et organiser les rencontres ;
- Tenir à jour les dossiers des services et les registres divers concernant le travail accompli ;
- Effectuer la gestion documentaire du service ;
- Participer à l’organisation d’activités pédagogiques des enseignantes et enseignants et du personnel, assurer certains éléments relatifs à la logistique et à l’organisation matérielle ;
- Assister les professionnels dans la préparation des outils d’évaluation pour les évaluations de programmes, notamment, la création des sondages Web et la préparation des questionnaires.
- S’occuper de la gestion de la reprographie, assurer le support aux membres du personnel, former les responsables de la reprographie à la formation continue, préparer les réquisitions des cahiers de notes de cours, faire le suivi avec la COOP et préparer la facturation ;
- Assurer le respect des ententes avec Copibec sur le droit d’auteur : vérifier tous les cahiers de notes de cours envoyés à la reprographie par les enseignantes et enseignants et les autres membres du personnel ; expliquer aux acteurs les règles à respecter et les sensibiliser, déterminer le coût en vertu de l’entente et préparer la facturation ;
- Participer activement à la coordination des activités d’Alternance travail étude (ATE) ; préparer les dossiers étudiants ; faire le suivi des offres de stages auprès des employeurs, des coordonnatrices et coordonnateurs de département et des étudiantes et étudiants ; procéder à l’envoi des candidatures aux employeurs ; s’assurer que les dossiers des étudiantes et étudiants sont tous complets et respectent les exigences ministérielles ;
- Préparer le dossier des statistiques des tableaux de bord pour les programmes, les regroupements et le Cégep. Logiciels utilisés : Psep, Clara et Excel ;
- Dans le module tutorat de Clara, veiller à l’entrée des données d’horaire d’inscription pour chaque étudiante et étudiant (l’horaire sera consigné dans un tableau Excel, il s’agit de générer les séances pour chacune des demandes d’aide au regard du calendrier scolaire); à la suppression des plages horaires dans les dossiers des inscrits qui auront perdu ou cédé leur place au CAF et à l’entrée des données d’horaire d’inscription des étudiantes et étudiants s’ajoutant en cours de session pour combler les places laissées libres;
- Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
Exigences
La personne recherchée démontre un grand souci du service à la clientèle. Elle a de l’entregent, de l’écoute et de la facilité à communiquer. Elle sait faire preuve d’empathie et de diplomatie. Elle possède un bon sens de l’organisation et elle mise sur le respect et le travail d’équipe.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Avoir une (1) année d'expérience pertinente.
HORAIRE DE TRAVAIL
- Du lundi au vendredi | De 8 h à 16 h (7 h par jour)
ENTREVUES
- Les entrevues auront lieu dans la semaine du 5 août 2024.
PRÉREQUIS
Compétences requises :
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft 365)
- Adhésion au Plan stratégique et au Plan institutionnel de réussite du Cégep
Salaire et avantages
Taux horaire: 24.36 à 27.24$
Adresse où postuler
De la même organisation
11 juil. 2024
