Description

Sous la responsabilité de la coordonnatrice des affaires corporatives, l'analyste en gestion intégrée des documents et des archives procède à l'analyse, au développement, à la coordination et au contrôle de systèmes, de méthodes et de procédés ayant trait entre autres au traitement de l'information par ordinateur ou autrement, à l'organisation et au fonctionnement administratif et aux structures de communication, en vue de l'utilisation efficience des ressources du cégep.

L'analyste en gestion intégrée des documents et des archives sera plus spécifiquement amené à :

Participer à l’analyse et à l’implantation du programme de gestion intégrée documentaire (GID) et documenter toutes les étapes d’élaboration et rédiger les spécifications ;
Assurer les suivis et le respect des échéanciers du déploiement du programme (GID) ;
Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures requises ;
Assister le personnel dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies ;
Effectuer des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
Maintenir à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affut de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
Effectuer différents suivis pour assurer l’application et le respect des échéances requises par les lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics ;
Assurer le maintien et l’application du système de classification et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participer à son amélioration ;
Assurer la mise à jour du calendrier de conservation des documents ;
Assurer la mise à jour et la pérennité des outils ;
Élaborer des stratégies de sauvegarde et d’archivage électronique en fonction du cycle de vie des documents ;
Assurer la sécurisation des accès et l’élaboration des droits d’accès des usagers ;
Établir un plan de formation sur les outils et les procédures ;
Organiser et animer, à l’intention du personnel concerné, des sessions de formation sur le PGID et tenir à jour un registre du personnel formé ;
Participer à la mise en œuvre et à la révision des politiques, des procédures et des annexes en lien avec la protection des renseignements personnels ;
Assurer la mise en place d’un processus de consentement auprès des étudiants, employés, sous-traitants, fournisseurs, entités apparentés et contacts internationaux et en assurer les suivis ;
Assister à la mise en conformité des obligations prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ;
Faire l’inventaire des renseignements personnels détenus par le Cégep (ou pour son compte par un tiers) et évaluer leur sensibilité et les mesures de sécurité en place ;
Établir en collaboration avec le service des ressources informatiques un plan de formation sur les outils et les procédures ;
Assurer la mise en place de mesures pour prévenir ou limiter les conséquences d’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel.

Exigences

PROFIL RECHERCHÉ

La personne recherchée démontre une grande curiosité pour les nouvelles pratiques en matière de gestion intégrée des documents et une facilité à comprendre les besoins de la clientèle. Elle a un excellent sens de l'organisation, de l'autonomie, de l'initiative, de l'éthique professionnelle et des compétences interpersonnelles, telles que le travail en équipe et la communication avec le public. Elle maîtrise la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit, et est habile à opérer des systèmes informatiques en réseau, en particulier en gestion documentaire. Elle est à l'aise dans l'animation de formations et d'ateliers en lien avec la gestion documentaire.

QUALITIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en sciences de l’information et en administration des affaires profil technologie de l’information ;
Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience dans des fonctions similaires.

PRÉREQUIS

Compétences requises :