Agent.e de soutien administratif, classe principale (personnel administratif)
Numéro de référence : SR2324-35
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction : Direction des ressources humaines
Service : Service des ressources humaines
Nom du supérieur immédiat : Joëlle Meloche
Statut de l'emploi : S - Remplacement à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi ;
Environnement de travail de bureau ;
Possibilité de faire du télétravail.
Date de l'affichage : 2024-04-12
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2024-04-23 18:00
Échelle salariale : Entre 23,12 $/heure et 28,31 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction adjointe aux Service des ressources humaines - responsable du personnel de soutien et professionnel, la personne occupant l’emploi d'agent de soutien administratif classe principale, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la direction, les travaux administratifs courants et la gestion de l’information tant de l’interne que de l’externe.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
1. Effectuer tout le traitement administratif relatif à l’embauche d’un nouvel employé.
- Produire et envoyer la lettre de confirmation d'engagement ;
- Envoyer à l'employé la pochette d’accueil incluant les formulaires à compléter, la convention collective, les politiques du Collège et autres ;
- Récupérer les documents administratifs nécessaires à l’embauche (formulaires d'impôts, de spécimen de chèque, d'assurance collective, etc.) et les transmettre au service de la paie ;
- Recueillir les pièces justificatives d'expérience et de scolarité pour l'ouverture du dossier électronique du nouvel employé engagé (attestation d'emploi, diplômes, etc.)?;
- Créer le dossier électronique de l’employé et entrer les données requises dans le système RH-Paie Clara ;
- Effectuer le calcul des banques de journées de maladie ;
- Assurer la mise à jour du plan d’effectifs, entre autres, dans le cas où l’embauche relèverait d’un mouvement interne.
2. Effectuer diverses activités en lien avec le secteur des ressources humaines.
- Saisir et valider les données relatives à la production de la paie quant aux différents congés, absences et temps supplémentaire ;
- Maintenir à jour les données des informations personnelles (changement d'adresse, etc.) ;
- Répondre, selon une connaissance approfondie des procédures et des conventions collectives, aux demandes de renseignement quant à l’application des conditions de travail du personnel administratif ;
- Voir à la préparation et à l'envoi de la correspondance relativement aux nominations, congés, départ, attestations, mise à pied, invalidité, etc.;
- Effectuer la réception, le classement électronique et le traitement des formulaires et des documents médicaux reliés à la gestion des dossiers d’invalidité. Par la suite, effectuer le contrôle des suivis médicaux jusqu’à la fermeture du dossier ;
- Prendre les dispositions administratives requises lors d'une fin d'emploi (ajustement des banques) et s’assurer du suivi ;
- Effectuer les demandes de modification des assurances d’un employé en cours d’emploi ;
- Produire divers rapports en lien avec nos obligations ;
- Compiler les divers formulaires (demande de congé, de transfert volontaire, d’aménagement de temps de travail, etc.) pour les remettre au responsable de la validation des demandes et, par la suite, effectuer le traitement de celles-ci via le Bureau de placement ou par correspondance et faire la mise à jour du dossier Clara, si requis ;
- Offrir un support administratif ponctuel aux professionnels du Service ;
3. Assurer une gestion documentaire efficace.
- Procéder et maintenir à jour la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire du service ;
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste.
- Toute autre activité connexe sans être limitatif.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
- Expérience pertinente d'au moins six (6) ans.
Autres conditions exigées :
- Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite (validé par un test) ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique (validé par un test) : Microsoft Office : Word niveau intermédiaire ; Excel niveau intermédiaire.
Qualifications souhaitées
- Un minimum de trois (3) années dans le domaine des ressources humaines ;
- Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ;
- Systèmes informatisés de gestion CLARA (un atout) ;
- Facilité dans ses communications orale et écrite ;
- Tolérance face aux échéanciers serrés ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Orientation service à la clientèle ;
- Autonomie, initiative, rigueur, sens de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Réussite des tests de français et de certification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/661d85f2276291796d2b12c9/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Entre 23,12 $/heure et 28,31 $/heure, selon la scolarité et l'expérience
