Description
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans les unités desservies. Elle accueille et informe les visiteurs (personnel, fournisseurs, etc.). Elle prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Elle effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Elle effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Elle effectue des tâches pour les différentes ressources des unités desservies. Elle apporte un soutien administratif aux secteurs de la dotation et de la rémunération. Elle planifie les entrevues, s'assure de l'organisation matérielle de celle-ci, fait passer les tests, etc. Elle peut être amenée à afficher des offres d'emploi sur différents sites Internet.
À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans les unités desservies. Elle accueille et informe les visiteurs (personnel, fournisseurs, etc.). Elle prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Elle effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Elle effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Elle effectue des tâches pour les différentes ressources des unités desservies. Elle apporte un soutien administratif aux secteurs de la dotation et de la rémunération. Elle planifie les entrevues, s'assure de l'organisation matérielle de celle-ci, fait passer les tests, etc. Elle peut être amenée à afficher des offres d'emploi sur différents sites Internet.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Accueille la clientèle du Service des ressources humaines, donne des informations générales concernant les services disponibles, les politiques, les procédures, les normes en vigueur, etc. Veille à obtenir les réponses aux problèmes particuliers ou réfère le personnel à la personne-ressource appropriée. Assume une gestion efficace des boîtes de courriel des différentes unités. Reçoit, filtre, dirige et effectue des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
- Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure. L'informe des urgences et conflits d'horaires et ajuste le tout en fonction des changements et des priorités. Organise des réunions lorsque requis, au besoin assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
- Collabore au bon fonctionnement des unités en colligeant de l'information, en présentant adéquatement les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;
- Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que le traitement de texte, les bases de données, le moteur de recherche, le courrier électronique, le logiciel maison. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application (p. ex. : SAFIRH, Alfresco, GEADE, etc.);
- Assume la responsabilité du système de classement et effectue le classement et l'archivage requis, et tient à jour les dossiers et les fichiers informatiques de gestion;
- Effectue des recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements;
- Remplit ou vérifie l'exactitude des formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires administratives ou financières ainsi que des pages Web des unités administratives desservies. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies, telles que : demande de paiement ou d'achat, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
- Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés tels que les listes de candidatures, le statut des employés, le statut des postes, etc. Vérifie l'exactitude des données (comptables, administratives ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que les demandes de personnel, les réquisitions internes, les demandes d'approvisionnement, les réquisitions de paiement;
- Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que : lettres, rapports, attestations d'emploi, tableaux statistiques, feuilles de temps, formulaires administratifs, listes, etc. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français, l'esthétique de la présentation et s'assure de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d'ordre courant. Voit à la mise à jour de documents relatifs à sa sphère de responsabilité. Transmet l'information aux instances, aux unités et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis et fait le suivi;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils de bureau tels que : ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;
Activités de dotation :
- Conjointement avec les personnes-ressources (Partenaire ressources humaines (PARH), secteur dotation, etc.), procède aux publications d'affichages internes et externes. Apporte un soutien administratif dans les différentes étapes du processus de dotation et de rémunération;
- En collaboration avec les personnes-ressources internes (PARH, secteur dotation, etc.), prend les dispositions relatives aux agendas des membres des comités de recrutement et sélectionne les plages d'entrevues. Informe les membres des conflits d'horaires et ajuste le tout en fonction des changements. Organise les entrevues, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel d'entrevue;
- Coordonne, conjointement avec les personnes-ressources internes, l'horaire des tests d'évaluation, voit à leur organisation matérielle et au besoin, effectue la surveillance; convoque les personnes candidates aux entrevues selon l'horaire prédéterminé, prépare et achemine les dossiers de sélection aux membres du comité. Accueille les personnes candidates retenues pour une entrevue;
- Lors du départ d'un membre du personnel, avise la supérieure immédiate de ne pas oublier de demander à l'employée ou l'employé de remettre tous les biens appartenant à l'employeur tels que : clés des locaux, carte d'identité, etc.;
- Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : salons d'emplois, ateliers, formations, colloques, congrès, expositions;
- Communique avec les personnes-ressources afin d'identifier les besoins, assure un suivi selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Exigences
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres
- Intérêt marqué pour accueillir nos personnes candidates et nos membres du personnel à la réception du Service des ressources humaines.
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
Salaire et avantages
RÉMUNÉRATION
Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $), auquel s'ajoute une prime de 6 %.
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi régulier.
Temps complet - 35 heures par semaine.
Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
20 jours de vacances annuelles
15 jours fériés
Congés sociaux et parentaux
Horaire de travail réduit durant la période estivale
Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Adresse où postuler
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le lien suivant : www.polymtl.ca/carriere/offres-demploi/commis-rh-receptionniste-service-des-ressources-humaines
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 30 août 2023, à 17 h.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
Date limite de soumission des candidatures : mercredi 30 août 2023, à 17 h.
Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.
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