Agente, agent aux dossiers académiques
Référence : 07000000007
Durée : Emploi temporaire, Temps complet
Endroit : Montréal
Date d’échéance : jeudi 8 mai 2025, à 17 h
Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.
EN SAVOIR PLUS
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.
Principales responsabilités
- Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à l'école afin de soutenir de façon optimale, les étudiantes et étudiants dans leur situation;
- Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées;
- Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure à cette fin, la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement;
- Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargés de cours, chargés de laboratoires et auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats respectant les politiques et conventions en vigueurs;
- Participe à la gestion des évaluations et des examens. Assure, à cette fin, la saisie des notes, la mise en page, l'obtention des signatures et le suivi des absences motivées. Coordonne les examens différés avec les professeures et professeurs et les étudiantes et étudiants;
- Tient à jour la banque de données d'aide financière BSFD, prépare et vérifie les demandes;
- Collabore avec la coordonnatrice aux affaires académiques et les responsables de programmes, à l'implantation et le suivi du processus d'amélioration des programmes de la formation d'ingénieur et de leur agrément par le Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG). Accompagne les professeures/professeurs et les maîtres d'enseignement dans ce processus et produits les divers rapports à partir de données pertinentes;
- Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiants, visite de laboratoires, accueil des étudiantes et étudiants, projets intégrateurs, etc.;
- Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
- Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données telles que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
- Initie d'autres employés dont le travail est relié aux dossiers académiques;
- Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinentes à la fonction.
Expérience
- Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française;
- Connaissance usuelle de l'anglais parlé et écrit (le niveau de l'anglais sera déterminé ultérieurement);
- Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique);
- Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.
Rémunération
Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 8 mai 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/680aa04077a6e893006e0865/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).
