Description

Catégorie d'emploi: Bureau

Statut de l'emploi: Régulier

Numéro d'affichage: 21-22/219

Classe / Salaire: 25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)

Service: Département de génie de la construction

Durée et Horaire: 35 h/ semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: 4 février 2022, 17 h

Lien pour postuler : https://tre.tbe.taleo.net/tre01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=ETS&cws=37&rid=1878

Qui sommes-nous ?

L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

Assurances collectives.
Jusqu'à 21 jours de vacances par an.
Horaire de 4 jours l’été.
Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place.
Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l'abonnement annuel).
Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif.
Accès aux différentes ententes corporatives de l’École.
CPE sur place, et bien d'autres avantages.

Votre rôle

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, effectue différentes tâches administratives relatives à la gestion des dossiers étudiants. Effectue le suivi d’opérations définies et assure des liens entre la clientèle étudiante et les directeurs de programmes.

Accueille et renseigne par courriel, messagerie instantanée, téléphone ou en personne, la clientèle étudiante sur divers sujets tels que les programmes d’études offerts, les règlements et activités pédagogiques et certains aspects du dossier étudiant en prenant soin de respecter l’aspect confidentiel de celui-ci. Effectue les recherches nécessaires afin de fournir les informations aux intervenants. Au besoin, réfère à sa supérieure immédiate ou à son supérieur immédiat ou oriente la personne vers les ressources concernées.

Assure le suivi du cheminement académique de la clientèle étudiante dans leur programme et soumet les cas particuliers au directeur du programme concerné pour décision.

Effectue toutes tâches relatives à la gestion des dossiers étudiants, le tout conformément à la règlementation en vigueur et aux directives arrêtées par les autorités compétentes; voit au respect des règlements selon le profil d’accueil concernant les cours préalables, les cheminements et les concentrations. Réfère les cas particuliers à la personne responsable lorsque requis.

Accueille, reçoit et conseille la clientèle étudiante relativement à l’inscription et à l’aspect académique de leur dossier en les informant des programmes et des cours offerts; voit à l’application des règlements pédagogiques et soumet les cas particuliers ou hors cheminement au directeur du programme concerné pour décision.

Tient à jour le dossier étudiant, conformément aux règlements pédagogiques, renseigne la clientèle étudiante sur l’état de leur dossier; voit au traitement de l’inscription et de la reconnaissance des acquis; vérifie les pièces justificatives, au besoin, réfère les cas complexes à la personne responsable.

Effectue le suivi et les rappels appropriés sur les règlements et les échéanciers concernant notamment les stages et rapports de stage, la rédaction et soutenance des thèses, mémoires et projets d’application, les programmes de bourses et la collation de grades. Assure le lien entre la clientèle étudiante, le personnel enseignant et la direction de son unité administrative.

Collabore à la bonne marche d’opérations et d’événements spécifiques de son unité administrative tels que les journées portes ouvertes, les journées d’accueil des nouveaux étudiants, la collation des grades, les colloques et les cérémonies de remise des bourses.

Prend connaissance du courrier; rédige et prépare la correspondance d’ordre courant tels que lettres, rapports, formulaires administratifs et signe certaines correspondances; transmet à la personne désignée les documents pour fins de signature. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d’archivage.

Assure la diffusion, le cheminement et le suivi de documents aux personnes concernées tels que plans de cours, résultats d’examens, formulaires d’inscription; achemine la documentation pertinente à l’unité administrative concernée pour fins d’émission de grades ou de diplômes.

Utilise et voit à l’entretien mineur des divers appareils de bureau d’usage courant.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Offre un service à la clientèle de qualité auprès de la clientèle étudiante.

En utilisant les différents logiciels de gestion des dossiers étudiants, fait les analyses nécessaires pour que les personnes concernées aient les informations pertinentes qui auraient un impact sur la planification des cours et la conception des horaires de cours.

Assure le suivi nécessaire pour la tenue des examens différés; assure le suivi des demandes de révision de notes auprès des professeurs, du directeur du département ainsi que du bureau du registraire. assure le suivi auprès des enseignants lors de retard de transmission de notes finales.