Description

Technicien / Technicienne en gestion des dossiers étudiants

Université de Montréal

Description du mandat

Assure la gestion courante des dossiers étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et les règlements pédagogiques en vigueur. Informe et conseille la clientèle étudiante tout au long des études et ce, à toutes les étapes du processus, depuis l’admission jusqu’à la diplomation, à tous les cycles. Effectue la mise à jour des informations diffusées par le centre étudiant. Effectue les contrôles et les traitements administratifs des choix et des requêtes de la clientèle étudiante.

Principaux défis

Informe et conseille la clientèle étudiante sur tous les aspects administratifs et techniques de la gestion des études en conformité avec les directives, les structures de programmes, les règlements pédagogiques et autres normes institutionnelles. Ses interventions couvrent toutes les étapes des études universitaires et tous les cycles. Organise et anime des rencontres d’information.
Reçoit, vérifie et approuve diverses requêtes telles que: équivalences courantes, exemption, substitution, transfert, abandon, choix de stages, remboursement, etc. Signe les formulaires administratifs. Prépare l’information pour la prise de décision par la personne responsable dans les cas nouveaux ou exceptionnels et fait des suggestions. Intègre les décisions ainsi prises aux normes établies.
Pour certains programmes, vérifie et approuve les demandes d’admission lorsqu’elles correspondent aux règlements pédagogiques et à la jurisprudence administrative. Signe, transmet et explique les décisions; informe les étudiants des démarches à suivre en cas d’échec aux tests.
Collabore étroitement à des projets en transmettant ses connaissances et en apportant son support technique spécialisé.
Effectue la mise à jour et le suivi des dossiers. Identifie, signale et voit à la correction des anomalies. Informe les étudiants de leur mise en probation. Explique les conditions permettant de régulariser la situation.
Identifie les étudiants ayant rencontré toutes les exigences des programmes ; vérifie et prépare leurs dossiers en vue de la requête de diplomation. Transmet les dossiers à qui de droit. Donne les suites aux dépôts de mémoires ou de travaux dirigés.
Tient à jour l’information diffusée par le centre étudiant (vérifications, corrections, saisie), entre autres, les horaires, les conditions d’accessibilité, le contingentement. Initie les étudiants à l’utilisation du centre étudiant. Fait la réinitialisation des UNIP. Fait des suggestions pouvant améliorer l’efficacité du système.
Effectue des recherches dans la documentation ou auprès d’autres personnes afin d’obtenir l’information nécessaire à la prise de décision. Produit des rapports et des statistiques répondant à des requêtes spécifiques.
Effectue les réservations de locaux ou du matériel audiovisuel. Distribue et recueille les formulaires d’évaluation de l’enseignement et voit à faire traiter l’information. Remet les résultats à qui de droit. Participe à la préparation des examens.
Diffuse l’information relative aux échéanciers et aux dates limites à respecter. Signale, à qui de droit, les cas de non-respect de ces contraintes. Réclame et compile les notes.
Participe à l’organisation et au déroulement de jurys, de comités ou d’autres événements spéciaux en préparant, entre autres, les convocations, les comptes rendus, la documentation, en effectuant les réservations, les suivis administratifs, les rappels, l’accueil, etc.
Agit à titre de personne ressource auprès de différents intervenants à cet égard planifie, organise le travail, les activités et la réalisation des projets. Peut être appelé à initier du personnel, collaborer à son entraînement ainsi que montrer des techniques spécialisées et s’assurer de la qualité du travail effectué.
Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Profil recherché

Scolarité : Diplôme d'études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou technique de bureautique
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente en gestion des dossiers étudiants

Autres :