Description

Titre: Agent ou agente de soutien administratif, classe I (projet spécifique)

Catégorie d’emploi: Soutien

Direction/Services: Directeur général

Superviseur: Jadranka Radman

Statut d’emploi: Projet spécifique à temps plein

Durée du contrat: 30 juin 2027, avec possibilité de prolongation

Lieu du travail: Cégep Vanier

Horaire: Lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Début de l’affichage: 9 novembre 2026

Fin de l’affichage: 13 novembre 2026 à 17h00

Échelle salariale: $25.61 - $28.65

Date de début: 7 décembre 2026

Description:

Sous l'autorité de l'adjoint.e au directeur général, l'agent.e de soutien administratif classe I, apporte son soutien au bureau du directeur général.

Les tâches principales et habituelles de l'employé de cette classe d'emploi consistent à exercer un ensemble de fonctions administratives de nature relativement complexe, conformément aux méthodes et procédures établies, ainsi que des tâches de secrétariat liées aux activités relevant de son domaine de compétence.

Plus spécifiquement, sans s'y limiter, le ou l’agent.e en effectue les tâches suivantes:

Bureau du directeur général

Gère la ligne téléphonique principale du Collège ainsi que l’adresse courriel «Info Info»;
Accueille et oriente les étudiant.es, les employé.es, les visiteurs et les parties prenantes externes;
Examine et diffuse les notes de service et les annonces internes à l’ensemble de la communauté du Collège;
Coordonne et gère les réservations de salles pour le bureau du directeur général;
Participe à la gestion du site SharePoint du bureau du DG et apporte son soutien à l’archivage des documents;
Participe à la préparation de la correspondance, des documents administratifs, des notes de frais et des formulaires associés, y compris les formulaires DMA et DMP;
Prépare les contrats de service destinés aux prestataires externes et coordonne les validations et les signatures;
Traite le courrier entrant et sortant;
Fournit un soutien logistique à tous les événements relevant de la compétence du bureau du directeur général;
Gère et assure le suivi de l’inventaire du bureau;
Assure la liaison avec les responsables du bureau du directeur général et les autres services afin de coordonner les demandes et d’assurer le suivi des dossiers en suspens;
Fournit un soutien administratif au conseiller chargé de l’apprentissage respectueux et de l’environnement de travail.

Initiatives en matière de bien-être et de santé mentale des employé.es

Participe à la coordination, à la planification et à la mise en œuvre d’activités et d’événements, notamment en s’occupant des inscriptions, du suivi des participations, de la réservation et de l’aménagement des salles, ainsi que d’autres dispositions si nécessaire;
Crée des affiches numériques pour les activités;
Distribue des formulaires de retour d’expérience;
Participe à la mise à jour des pages SharePoint correspondantes;
Prépare les contrats de service destinés aux prestataires externes, notamment en coordonnant les validations et en obtenant les signatures requises;
Soumet les notes de frais, selon les besoins.

Fondation du Collège Vanier

Apporte un soutien administratif au secrétaire et au trésorier de la Fondation;
Traite l’ensemble des dons et contributions provenant des parties prenantes internes et externes;
Contribue à la tenue à jour d’une base de données et d’un registre précis des parties prenantes dans Raiser’s Edge NXT;
Prépare la documentation et la correspondance nécessaires à la Fondation;
Participe à la gestion des demandes de financement et de la documentation associée;
Participe à la mise à jour du SharePoint et du site web de la Fondation, ainsi qu’aux diffusions via « Intercom »;
Coordonne les suivis administratifs auprès des donateurs, des départements du Collège et des autres parties prenantes.

D'autres tâches connexes pouvant relever du poste d'agent de soutien administratif de classe I, du bureau du directeur général ou des objectifs stratégiques du Collège peuvent être assignées.

Horaire: Lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)

Contrat: 7 décembre 2026 au 30 juin 2027, avec possibilité de prolongation

Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I

Exigences

Qualifications:

Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou diplôme d'études secondaires, ou diplôme équivalent, ou attestation d'études;
Au moins une (1) année d'expérience pertinente.

Conditions exigées:

Très bonnes compétences en matière d’organisation, de coordination et d’administration;
Très bonnes aptitudes relationnelles et capacité à trouver des solutions et à répondre efficacement aux demandes;
Capacité à gérer les priorités, à travailler de manière autonome et à collaborer avec les autres;
Discrétion et bon jugement dans le traitement des informations confidentielles;
Grande attention portée aux détails et à la précision (à tester);
Capacité à préparer des documents, à compiler des informations et à tenir des registres précis;
Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (à tester);
Connaissances de niveau intermédiaire de Microsoft Word et Excel (à tester);
Une expérience au sein d’une fondation ou d’un autre organisme de collecte de fonds est un atout;
Une expérience et des connaissances en comptabilité sont un atout.