Description

Milieu de travail

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure la gestion, le traitement, la préservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

L’archiviste planifie, développe, coordonne et met en oeuvre les outils, les processus, les activités et les services liés à la gestion et à la gouvernance de l’information institutionnelle et des archives de l’École.
La personne titulaire de l’emploi analyse les besoins, contribue à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion, de gouvernance de l’information et des archives, développe et met en oeuvre des outils et des solutions adaptés aux besoins de l’École.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Identifie et évalue les besoins des unités en matière de gestion de l’information et d’archives, analyse les pratiques existantes et propose des solutions visant à améliorer l’organisation, l’accessibilité, la conservation et la préservation de l’information.
Développe, met en place et maintien des outils, des systèmes, des processus et des procédures permettant d’assurer une gestion efficace de l’information institutionnelle et des archives, en collaboration avec les parties prenantes concernées.
Coordonne les activités quotidiennes et les projets relevant de sa responsabilité et réalisés par les membres de l'équipe. Assure la qualité du travail effectué et apporte les correctifs nécessaires, au besoin.
Élabore, met à jour et assure l’application des politiques, directives, procédures, normes et autres outils de référence relatifs à la gestion de l’information et des archives.
Apporte son soutien et expertise aux comités, groupes de travail et projets internes liés à la gestion de l’information, aux archives, aux systèmes d’information, à la préservation numérique et à la mémoire institutionnelle.
Assure une veille sur l’évolution des pratiques archivistiques, des technologies, des outils de gestion de l’information et du cadre légal applicable à ses fonctions et propose les ajustements requis aux pratiques et aux outils de l’École.
Tient à jour les données relatives à ses activités, aux projets et aux inventaires archivistiques et documentaires afin d’assurer le suivi des activités et de produire les statistiques requises pour son secteur.
Participe, lorsque requis, à la préparation de demandes de subvention, de projets d’acquisition ou de projets liés au développement des outils et services du secteur.
Établit et entretient des relations avec des personnes professionnelles du domaine et participe à différentes activités favorisant le partage et le développement des pratiques.

La personne titulaire de cet emploi peut également être appelée à:

GESTION ET VALORISATION DES COLLECTIONS

Planifie et réalise des activités d’acquisition de fonds et de collections d’archives institutionnels et privés, notamment par l’identification de contenus pertinents, la sollicitation et l’accompagnement de donateurs.
Planifie, coordonne et réalise le traitement archivistique de l’information institutionnelle et des archives selon les normes et les meilleures pratiques en vigueur.
Agit à titre de personne-ressource du service de référence, de consultation et de recherches historiques. Effectue le repérage des contenus pertinents et accompagne les chercheurs dans leurs recherches. Établit les priorités, les paramètres d’accès et assure un suivi des projets.
Développe, maintient et diffuse les outils de recherche nécessaires à la consultation, au repérage, à l’exploitation et la mise en valeur des archives.
Conçoit et réalise des activités et des projets de diffusion et de valorisation des archives et de la mémoire institutionnelle, notamment des expositions, vitrines, projets numériques et autres activités de mise en valeur.

PROCESSUS ET INFORMATION INSTITUTIONNELLE

Accompagne les unités dans l’organisation, la gestion, la conservation et la destruction de leur information.
Analyse et documente les processus liés à la création, à l’utilisation, à la gestion et à la conservation de l’information institutionnelle et identifie les possibilités d’optimisation, de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
Analyse et documente les processus d’affaires des unités afin d’identifier les besoins en matière de gestion et de gouvernance de l’information, de catégorisation, de protection des renseignements personnels, de conservation, de disposition et d’accès aux documents. Identifie les éléments de centralisation de l’information et de réduction des silos informationnels.
Détermine les règles de gestion, de conservation et de disposition applicables aux différentes catégories d’information institutionnelle.
Accompagne les unités dans l’implantation ou l’amélioration de pratiques et de solutions de gestion de l’information et favorise leur appropriation.
Assure la formation, l’accompagnement et l’encadrement des personnes utilisatrices afin de favoriser l’appropriation des outils et l’adoption des bonnes pratiques en matière de gestion de l’information institutionnelle.

SYSTÈMES ET PRÉSERVATION NUMÉRIQUES

Développe et met en oeuvre un programme institutionnel de préservation des archives et des données numériques, conformément aux normes et meilleures pratiques archivistiques.
Assure la préservation, l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité à long terme des documents nativement numériques et numérisés, incluant la gestion des supports et des formats à risque d’obsolescence.
Identifie, évalue, sélectionne et maintient les outils et les solutions technologiques répondant aux besoins de préservation numérique de l’École, notamment les solutions permettant l’identification des formats, le contrôle d’intégrité, la migration et le stockage, en collaboration avec la DTI lorsque requis.
Participe au paramétrage, au déploiement et à la mise en place de systèmes de gestion de l’information et accompagne les personnes utilisatrices dans leur appropriation.
Développe et maintient des systèmes, outils et processus nécessaires au traitement archivistique et à la préservation des documents numériques et contribue au développement de solutions visant à assurer leur pérennité et leur accessibilité.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Maîtrise en sciences de l’information (profil archivistique), ou toute autre discipline jugée pertinente et un minimum d’une année d'expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Très bonne connaissance des outils de gestion, de traitement et de diffusion des archives
Très bonne connaissance des outils de gestion documentaire numérique (implantation et utilisation)
Très bonne connaissance des méthodes de cartographie et de documentation des processus
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Très bonne connaissance du milieu archivistique québécois (associations, organisations, etc.)
Expérience dans la protection des renseignements personnels, notamment les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Fortes habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse
Innovation et créativité
Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
Habiletés dans les relations interpersonnelles, dans les communications orales et écrites et à vulgariser le langage technique
Minutie, précision et souci du détail
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Capacité de travailler en équipe
Aptitude à fournir des efforts physiques
Membre de l’Association des archivistes du Québec ou tout autre association ou regroupement professionnel reconnu (un atout)
Expérience dans la mise en place et la gestion de SharePoint (un atout)
Expérience avec AtoM (un atout)