C26-27-SS-06
POSTE
Technicien(ne) en administration
DÉPARTEMENT
Services aux étudiant(e)s
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Directrice des Services aux étudiant(e)s
PRÉDÉCESSEUR
Nouveau poste
EMPLACEMENT
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3
TYPE D’EMPLOI
Régulier à temps complet
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine (Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30)
ÉCHELLE SALARIALE
De $27.78 to $37.08 par heure
SOMMAIRE
Le (La) Technicien(ne) en administration des services aux étudiants offre un soutien administratif, technique et opérationnel de haut niveau au (à la) Directeur(trice) des services aux étudiants et au service. Le (La) titulaire de ce poste participera à la coordination des opérations administratives, gérera les systèmes et les dossiers du service, appuiera les projets et les événements, préparera des rapports et de la documentation, surveillera les budgets et les activités d’achat, et veillera à l’organisation efficace des processus et des communications du service. Il/Elle constituera une ressource clé pour la planification administrative, la gestion des données, la production de rapports, la tenue des dossiers et le suivi opérationnel, tout en appuyant la mise en œuvre des initiatives et des priorités stratégiques des Services aux étudiants.
TÂCHES
Les tâches typiques dont le (la) titulaire de ce poste aura la responsabilité sont les suivantes :
- Coordonne l’agenda, les réunions, les communications, les priorités et le suivi administratif du (de la) Directeur(trice) des services aux étudiants.
- Prépare les ordres du jour, les présentations, les rapports, les notes d’information, la correspondance et d’autres documents administratifs.
- Réalise des tâches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rédaction, le traitement linguistique des textes et la présentation des documents.
- Gère les dossiers du service, les systèmes de classement, les bases de données, les formulaires, les contrats et les renseignements confidentiels.
- Produit, compile, vérifie et analyse les rapports et les données administratives afin de soutenir les opérations et la planification du service.
- Utilise et met à jour les renseignements dans les systèmes institutionnels tels qu’Omnivox, CLARA, Contact et d’autres plateformes administratives.
- Contribue à la coordination des projets, des initiatives, des événements, des échéanciers, des plans d’action et du suivi organisationnel du service.
- Contribue au suivi budgétaire, aux processus d’achat, aux factures, aux rapports de dépenses, aux contrats, aux relations avec les fournisseurs et au suivi financier.
- Appuie l’administration des programmes des Services aux étudiants, y compris l’Initiative de sécurité alimentaire, en tenant à jour les dossiers des participants, en traitant les commandes, en assurant le suivi des stocks et en préparant des rapports statistiques.
- Coordonne le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.
- Participe à la coordination de la logistique des séances d’orientation, de la cérémonie de remise des diplômes, des cérémonies de remise de prix, des ateliers et d’autres activités et événements des Services aux étudiants.
- Participe à l’élaboration et à l’application de procédures administratives, de modèles, d’outils de suivi, de flux de travail et d’initiatives d’amélioration continue visant à renforcer l’efficacité du département.
- Agit à titre de liaison administrative centrale entre le(la) Directeur(trice), les gestionnaires, le personnel, les étudiants, l’enseignant(e)s, les partenaires externes et les fournisseurs de services.
- Apporte son aide dans le cadre des vérifications, des rapports gouvernementaux, des importations et exportations de données, de la vérification des documents, des exigences de conformité et des projets spéciaux qui lui sont confiés.
- Peut être appelé à assurer la relève pour certaines fonctions ou tâches liées aux services.
- Effectue d’autres tâches connexes.
QUALIFICATIONS MINIMALES
- Détenir un diplôme d'études collégiales en Administration ou en Finance ou en Comptabilité, ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
- Une maîtrise parfaite de l'anglais (à l'oral, à l'écrit et en compréhension) ainsi qu'un niveau intermédiaire en français (à l'oral et en compréhension) sont requis.
AUTRES QUALIFICATIONS
- Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
- Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
- Doit être rapide, dynamique, créatif(ve) et avoir le souci du détail.
- Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
- Doit être débrouillard(e) et savoir faire preuve de jugement.
- Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
- Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
- Doit avoir d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle.
- Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.
- Une expérience dans l'utilisation des logiciels de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.) est exigée.
ÉCHELLE SALARIALE
De $27.78 to $37.08 par heure
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N.B. : Les candidat(e)s peuvent être tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection. Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.
