Sous l'autorité générale Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire etsous la supervision directe du gestionnaire des dossiers étudiants, fournir un soutienadministratif au bureau de la registraire.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
·
Aider au fonctionnement quotidien, y compris la correspondance et répondre au téléphone.
·
Aider à la préparation
des cérémonies de graduations
·
Traiter les inscriptions aux programmes de formation continue à temps plein (AEC et DEC)
·
Assurer le soutien aux activités
d’inscription aux programmes de formation continue
et à l’enseignementrégulier
·
Effectuer la saisie de données pour les changements de notes, les incomplets temporaires (IT), lescommandites, les substitutions et les équivalences (SU et EQ).
·
Effectuer la saisie de données relatives à la préparation des horaires de cours pour la formation continue etl’enseignement régulier.
·
Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.
Demandes pour incompl
et
·
Fournir aux étudiants des informations sur la procédure pour demander un incomplet et répondre auxquestions.
·
Recevoir et préparer les demandes de congé incomplet pour raisons médicales afin qu'elles soient évaluéespar la Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.
·
Traiter les demandes une fois évaluées par la Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.
Épreuve uniforme d’anglais
·
Sélectionner les étudiants éligibles et transmettre leurs coordonnées au ministère de l’Enseignementsupérieur.
·
Préparer et compiler les résultats
·
Mettre à jour la base de données CLARA en conséquence.
·
Envoyer les résultats aux étudiantes.
·
Aider à la formation des surveillants.
·
Préparer les places, le matériel d'examen, avant et après l'examen.
·
Responsable de l'exécution de l’épreuve uniforme
de langue
Vérification de la citoyenneté des étudiants de l'extérieur de la province pour la formationrégulière et la formation continue
·
Télécharger le statut de résident du Québec auprès du ministère de l’Enseignement supérieur.
·
Obtenir et vérifier des documents pour les étudiants sans statut de résident.
·
Mettre à jour le dossier du statut de l'étudiant.
·
Répondre aux demandes de renseignements des étudiants concernant leur statut.
·
Vérifier les permis d'études des étudiants internationaux pour la formation régulière et la formationcontinue.
Contrats de réussite
·
Préparer les lettres de contrats de réussite (documents dynamiques) pour les étudiants et assurer la liaisonavec le service d'orientation.
·
Mettre à jour le statut des contrats de réussite
selon les besoins
·
Communiquer l’horaire et les informations relatives aux ateliers et assurer le suivi des participants
QUALIFICATIONS
Formation
Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'études professionnelles dans une spécialité appropriée oudiplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Exigences spécifiques
·
Fortes compétences interpersonnelles et discrétion
·
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
·
Haut degré de précision dans le travail de bureau et la saisie de données
·
Capacité à travailler avec une supervision limitée
·
Capacité à produire du travail sous pression et à respecter les échéances
·
Capacité à organiser le travail de manière efficace
·
Français (niveau de base à l'oral et en production écrite et niveau intermédiaire en compréhensionécrite)
·
Anglais (niveau intermédiaire à l’oral et en production et compréhension écrite)
·
Compétences informatiques / connaissance de Microsoft Office (WORD et EXCEL)
·
Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
Des tests peuvent être exigés pour démontrer la connaissance de :
Français (niveau de base à l'oral et en production écrite et niveau intermédiaire en compréhension écrite)
Anglais (niveau intermédiaire à l’oral et en production et compréhension écrite)
Word (niveau de base)
Excel (niveau de base)
Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
ÉCHELLE SALARIALE:
$25.65/h- $28.68/h
