Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction d’etudes
Services: Systèmes académiques - Registraire
Superviseur: Isabelle Lacombe
Statut d’emploi: Régulier à temps plein
Durée du contrat: Permanent
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (pendant le semestre) et 10h00 à 18h00 (premiere semaine de cours. (35 heures par semaine)
Début de l’affichage: 17 juin 2026
Fin de l’affichage:2 juillet 2026 à 17h00
Échelle salariale: $25.65 - $28.68
Date de début: 20 juillet 2026
Description:
Sous la responsabilité de la coordonnatrice à l’organisation scolaire, l’agent.e de soutien administratif fournit un soutien administratif au service des systèmes académiques (bureau du registraire) et au service de la formation continue.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l'agent(e) de soutien administratif:
- Accueille et aide les étudiant.es, les enseignant.es, le personnel et les visiteurs au nom du service des systèmes académiques et du bureau des inscriptions, ainsi que du secteur de la formation continue;
- Fournit des informations précises sur les services et les programmes de formation continue (AEC et DEC) en personne, par téléphone ou par e-mail;
- Participe à tous les aspects des processus d’admission et d’inscription des étudiant.es, y compris la vérification et la saisie des informations relatives aux horaires et aux inscriptions, le traitement de l’ouverture des dossiers étudiant.es et la vérification de l’éligibilité en anglais;
- Aide à vérifier l’éligibilité des étudiant.es aux programmes et aux cours, et s’assure de l’exactitude des pièces justificatives collectées et numérisées dans les dossiers des étudiant.es;
- Veille à ce que les dossiers des étudiant.es et les dossiers révisés soient tenus avec exactitude, conformément aux règles, aux règlements et aux systèmes pédagogiques;
- Crée et traite les modifications apportées aux dossiers des étudiant.es ;
- Guide les étudiant.e. et les enseignant.es concernant les confirmations, les annulations et les changements d’horaires;
- Collabore avec les conseillers pédagogiques de la formation continue pour soutenir la progression des étudiant.es et résoudre les problèmes liés aux dossiers;
- Assure les fonctions comptables du département, y compris les remboursements aux étudiant.es;
- Contacte les étudiant.es et les enseignant.es concernant les procédures de confirmation de présence et assure le suivi si nécessaire;
- Prépare les lettres officielles et remplit les formulaires nécessaires pour répondre aux demandes des étudiant.es;
- Recueille, classe, localise et numérise les dossiers conformément aux procédures établies, et participe aux processus de classement, de numérisation et d'archivage;
- Contribue au bon fonctionnement du service des systèmes académiques, du bureau du registraire et de la formation continue, selon les besoins;
- Participe à la production de supports, de formulaires, de documents, de sites Web, de calendriers et de formulaires en ligne liés à la formation continue;
- Apporte son aide à la création de supports promotionnels visant à soutenir le
- recrutement et l’engagement des étudiant.es;
- Veille au respect des politiques et procédures de la Bibliothèque et des Archives nationales du Québec (BAnQ) et de l’ensemble du Collège;
- Collabore au maintien de l’intégrité des normes et procédures établies par le Service des systèmes académiques, du registre et de la formation continue;
- Les tâches peuvent varier en fonction des besoins opérationnels du Service des systèmes académiques, du registre et de la formation continue.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Horaires: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (pendant le semestre) et de 10h à 18h pendant la première semaine de cours pour les programmes DEC (35 heures par semaine).
Classification: Agente ou agent de soutien administratif, classe I
Qualifications:
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou diplôme d'études secondaires, ou diplôme équivalent, ou attestation d'études;
- Au moins une (1) annnée d'expérience pertinente.
Conditions liées au poste :
- Très bonnes compétences en communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Bonnes compétences en communication orale et écrite en français (à tester);
- Connaissances de base de Microsoft Word et Excel (à tester);
- Très bonnes compétences en relations interpersonnelles et en service à la clientèle;
- Excellentes compétences organisationnelles;
- La connaissance de systèmes pédagogiques tels que Clara et Omnivox est un atout.
$25.65 - $28.68
