Catégorie d’emploi: Soutien
Direction: Direction des études
Services: Systèmes académiques – Registraire (Admissions)
Superviseur: Andrea Ramirez-Gutierrez
Statut d’emploi: Remplacement à temps plein
Durée du contrat: Jusqu’à 27 juin 2026 ou jusqu'au retour du titulaire à son poste.
Lieu du travail: Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage:12 mars 2026
Fin de l’affichage:18 mars 2026 à 17h00
Échelle salariale: $24.99 – $27.95
Date de début:13 avril 2026
Description:
Sous la responsabilité de la coordonnatrice des admissions et du soutien aux systèmes, l'agent.e de soutien administratif, classe I, fournit des services d'admission de première ligne et un soutien administratif aux étudiant.es, aux enseignant.es, au personnel et aux visiteurs. Il est chargé de fournir un service à la clientèle précis, courtois et bilingue, tout en effectuant diverses tâches administratives et de bureau.
Plus précisément, mais sans s'y limiter, l'agent.e:
Service à la clientèle et communications:
- Fournit un service en personne au comptoir des admissions, répond aux demandes de renseignements des étudiant.es potentiels et de leurs parents, des étudiant.es actuel.les et des autres membres de la communauté du Collège;
- Répond et gère les appels téléphoniques en anglais et en français, fournit des informations précises sur les programmes du Collège, les processus d'admission, les politiques et les activités connexes;
- Répond aux courriels, MIO et à la correspondance écrite adressés au bureau des admissions, en redirigeant les demandes si nécessaire;
- Veille à ce que toutes les interactions soient traitées avec professionnalisme, tact, confidentialité et respect;
- Planifie et coordonne les rendez-vous pour les candidats potentiels et les étudiant.es actuel.les;
- Fournit un soutien logistique pour l'administration des examens finaux, y compris la coordination des salles et le contrôle des procédures conformément aux directives établies.
Traitement des admissions et gestion des dossiers:
- Vérifie que les dossiers des candidats sont complets et conformes aux critères et procédures d'admission établis ; demande aux candidat.es les documents manquants ou des précisions et met à jour les dossiers en conséquence;
- Traite les dossiers d'admission conformément aux directives établies et renvoie les cas complexes ou exceptionnels à l'autorité compétente;
- Saisit les codes de décision d'admission et met à jour les dossiers des étudiant.es dans Clara et Omnivox conformément aux procédures établies;
- Prépare et émet la correspondance relative à l'admission, y compris les lettres, les contrats et les communications officielles, et obtient les signatures requises des étudiant.es, le cas échéant;
- Aide au traitement des transferts de programme, des équivalences de cours et des demandes connexes des étudiant.es;
- Effectue la saisie, la numérisation et l'archivage des documents afin de garantir l'exactitude et la mise à jour des dossiers des étudiant.es et des systèmes pédagogiques;
- Veille à l'exactitude des dossiers d'admission partagés et des dossiers électroniques.
Soutien administratif et soutien à l'équipe:
- Prépare les modèles, les formulaires, les comptes rendus de réunion et la documentation interne concernant les admissions;
- Met à jour le contenu et les ressources du site Web consacré aux admissions, selon les besoins;
- Participe à la formation du personnel et apporte son soutien à ses collègues, selon les besoins;
- Remplace d'autres membres du personnel du bureau du registraire des systèmes académiques, selon les besoins;
- Apporte son aide aux activités générales du bureau du registraire des systèmes académiques, selon les besoins.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Contrat: Jusqu’au 27 juin 2026 ou jusqu'au retour du titulaire à son poste.
Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I
Qualifications:
- DEP avec une spécialité appropriée, ou un diplôme d'études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d'études reconnu comme équivalent;
- Au moins un an d'expérience pertinente.
Conditions liées au poste spécifique:
- Très bonnes compétences linguistiques à l'oral et à l'écrit en anglais (à tester);
- Très bonnes compétences linguistiques à l'oral et bonnes compétences à l'écrit en français (à tester);
- Capacité à travailler avec précision à partir d'informations détaillées (à tester);
- Capacité démontrée à travailler de manière autonome et en équipe;
- Connaissances de base de Word et Excel (à tester);
- Excellentes aptitudes en matière de service à la clientèle et de communication;
- Connaissances de base de Clara, Omnivox, Socrate, SRAM DALI et de tous les autres systèmes pédagogiques (un atout).
$24.99 – $27.95
