Le(la) titulaire :
• Accueillir et aider les étudiants potentiels et actuels en répondant à leurs demandes en personne, par téléphone et par courriel, de manière polie, professionnelle et rapide, en anglais et en français.
Servir de point de contact principal pour les étudiants inscrits au Centre de formation continue, en leur fournissant des conseils et en les orientant vers les ressources ou les membres du personnel appropriés, au besoin.
• Fournir des informations claires et précises sur les admissions, les programmes, les cours, les horaires et les services aux étudiants.
• Fournir un soutien administratif aux coordonnateurs et aux gestionnaires de divers programmes et cours éducatifs, y compris les services de reconnaissance des acquis (RAC) :
o Préparer, organiser et distribuer le matériel nécessaire aux séances d'information, aux entretiens et aux évaluations afin de garantir une expérience positive et bien structurée aux étudiants
• Préparer le matériel pour les tests d'aptitude et surveiller les sessions de tests en personne, en veillant à ce que les candidats bénéficient d'un environnement de test équitable, respectueux et favorable.
• Surveiller le salon Brittain Hall réservé aux étudiants afin de contribuer à maintenir un environnement accueillant.
• S'assurer que les salles de classe sont ouvertes et prêtes à accueillir les enseignants et les étudiants
• Attribuer des casiers aux étudiants sur demande.
• Fournir un soutien administratif aux coordinateurs et responsables de programme :
• Y compris l'archivage des documents,
• Les demandes d'achat, les factures,
• Et les rapports bihebdomadaires sur le temps de travail et les présences (personnel TEPA).
• Préparer les attestations AEC et autres certificats pour les étudiants à la fin de leur programme.
• Aider à la planification et à l'organisation d'événements destinés aux étudiants, tels que les activités d’accueil, les séances d'information et les cérémonies de remise des diplômes.
• Assurer la liaison avec les services internes du Collège (bureau du registraire, services financiers, ITS, sécurité, etc.) afin de garantir un soutien rapide aux besoins des étudiants et des programmes.
• Élaborer un calendrier pour mener à bien les activités énumérées ci-dessus de manière indépendante, rapide et efficace.
• Participer aux réunions du département.
• Accomplir d'autres tâches connexes assignées par le responsable afin de soutenir les étudiants et les opérations du département.
Formation :
Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité connexe ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ainsi qu'une expérience pertinente minimale d'un an
Exigences spécifiques :
• Expérience pertinente minimale de 3 ans (souhaitée)
• Connaissances avérées du fonctionnement général d'un bureau
• Excellentes compétences en communications écrite et orale
• Capacité à interagir de façon polie et efficace avec les gens
• Excellentes capacités organisationnelles
• Capacité avérée à travailler de façon autonome et sous pression
• Capacité à effectuer des heures supplémentaires et à travailler plus tard, à l'occasion
• Connaissance des programmes, des cours et des processus liés à la Formation continue (un atout)
• Capacité à travailler avec les systèmes CLARA et SOCRATE (un atout)
• Capacité à assurer la confidentialité de toutes les tâches qui lui sont confiées
• Français (de base) et anglais (avancé)
• Word (intermédiaire) et Excel (de base)
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Français (de base à l'oral et à l’écrit)
- Anglais (niveau avancé à l'oral et à l’écrit)
- Word (niveau intermédiaire)
- Excel (niveau de base)
24,99 $ - 27,95 $
