Agente, agent aux dossiers étudiants (Registrariat)
Référence : m55000000019
Durée : Emploi temporaire Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Endroit : Montréal
Date d’échéance : mardi 20 mai 2025, à 17 h
Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.
EN SAVOIR PLUS
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité de Cheffe de section - processus académique, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'admission, aux plans d'études, à la diplomation et autres activités académiques. Assure le suivi de toutes les étapes du cheminement d'études des étudiantes et des étudiants en conformité avec les règles en vigueur. Tient à jour différents dossiers.
Principales responsabilités
- Agit à titre de personne-ressource auprès de la communauté étudiante, des unités académiques et de différentes personnes intervenantes pour les questions spécialisées relatives au processus d'admission. Explique et voit à l'application des règlements et procédures concernant l'admission, l'inscription, ainsi que toutes les étapes du cheminement académique;
- Assure le suivi de toutes les étapes du cheminement d'études des étudiantes et étudiants, s'assure de leur conformité avec les règlements en vigueur et les conditions établies à l'admission. Approuve les demandes qui répondent aux règles établies et soumet les dossiers non conformes aux personnes responsables;
- Communique avec différentes personnes intervenantes afin de compléter le suivi académique au dossier étudiant ou de répondre aux unités académiques ou directement à la communauté étudiante;
- Reçoit les demandes d'admission et les changements de programme, vérifie les documents de nature académique, établit leur recevabilité selon les normes en vigueur et transmet les dossiers aux personnes concernées. Selon les politiques et critères d'admission en vigueur, peut prendre la décision d'admission pour certaine clientèle (étudiant libre, etc.);
- Reçoit la décision d'admission, s'assure de sa conformité avec les normes établies, en effectue la saisie dans le système académique de gestion de la clientèle étudiante (GEADE) et transmet le dossier pour l'émission de la lettre d'admission ou de refus;
- Prend note et effectue les modifications ou les corrections aux dossiers des étudiantes ou étudiants. S'assure du respect des conditions établies à l'admission et transmet les dossiers selon les procédures établies;
- Fait le suivi de différentes opérations reliées au cheminement d'étudiantes et étudiants dans des programmes ou activités particulières (Programme de perfectionnement en ingénierie des diplômés en génie de l'étranger : activités d'accueil, confirmation d'inscription à Emploi Québec, etc.);
- Procède à l'étude du dossier de la personne étudiante en fonction de la structure du programme et du plan d'études en vue de la diplomation. Vérifie le cheminement de la personne étudiante, s'assure du respect des règlements et selon les politiques en vigueur, recommande la diplomation;
- Effectue la saisie de données pour la mise à jour et l'exploitation du système académique de gestion de la clientèle étudiante et tient à jour différents dossiers informatisés;
- Effectue la saisie et le traitement de textes de documents tels que lettres, notes de service, rapports, formulaires, tableaux. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et prend les messages;
- Produit et compile, sur demande, des statistiques relatives à son domaine d'activités et signe certains documents;
- Classe les documents au dossier selon le système établi. Tient à jour différents dossiers, listes et documents;
- Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que : ordinateur, système informatisé de traitement de l'information et photocopieur;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
Rémunération
Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 21 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel
- Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Temps complet - 35 heures par semaine.
Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER".
L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : mardi 20 mai 2025, à 17 h.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/681a62176e59e8e7b08d9e52/51fc022458b70066fae4a291/fr
Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).
