Description

Résumé du poste
IMPORTANT: En vigueur immédiatement jusqu'au retour du titulaire.
Date limite pour postuler: le 4 décembre 2024
RÉSUMÉ DU POSTE : SOUS LA SUPERVISION DIRECTE DE LA RESPONSABLE DES ADMISSIONS ET DE
LA PLANIFICATION DES HORAIRES ET SOUS LA SUPERVISION GÉNÉRALE DE LA DIRECTRICE ADJOINTE
DES ÉTUDES POUR L’ORGANISATION SCOLAIRE, LE(LA) TITULAIRE DU POSTE VOIT À LA
PROGRAMMATION DES HORAIRES, FOURNIT UN SOUTIEN ADMINISTRATIF POUR TOUS LES ASPECTS
DU PROCESSUS DE PROGRAMMATION DES HORAIRES ET D'INSCRIPTION, Y COMPRIS LA
PRÉINSCRIPTION. EN L'ABSENCE DE LA RÉCEPTIONNISTE, LA PERSONNE SERA CHARGÉ(E) DES
TÂCHES D'ACCUEIL ET D'INFORMATION POUR LA FORMATION RÉGULIÈRE ET LA FORMATION
CONTINUE.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Horaires et inscriptions :
• Participer à la préparation et à la distribution des informations relatives à la programmation aux
coordonnateurs(trices) de programmes d'études et à la saisie ultérieure des données pour
l'enseignement régulier pour les sessions d'automne et d'hiver.
• Aider à l'édition du catalogue des cours en vue de sa publication.
• Veiller, conformément à la politique du Collège, à la préinscription des étudiant(e)s pour la
formation régulière.
• Assurer la liaison avec les responsables de département en ce qui concerne la préinscription.
• Préparer les horaires des programmes techniques selon les critères établis.
• Mettre à jour les références dans la configuration des salles de classe et de l'équipement dans
CLARA.
• Assurer la liaison avec le corps enseignant pour les demandes de changement de salle de classe.
• Effectuer toutes les réservations de salles après la finalisation des horaires des cours.
• Préparer le calendrier des examens finaux, y compris les places et les affiches pour les examens
d'automne et d'hiver, conformément à la politique départementale, et demander l’aménagement de
l’espace pour les examens finaux dans le gymnase.
• Participer à tous les aspects de l'inscription.
• Examiner et résoudre les erreurs pendant la période d'inscription et répondre à la ligne
d'assistance à l'inscription.
• Veiller au suivi scolaire des programmes techniques et préuniversitaires, ainsi qu'aux non paiements pour les programmes techniques.
• Vérifier à ce que les accords sur l'heure du repas et les horaires des enseignant(e)s sur quatre
jours soient conformes à la convention collective du corps enseignant pour toutes les disciplines.
• Aider à l'inscription des cours d'intersessions.
• Aider à la correction des horaires des cours.
• Préparer, imprimer et publier les informations relatives aux horaires et aux inscriptions sur le site
Web du Collège et sur les portails destinés aux étudiant(e)s et au personnel, y compris, mais sans s'y
limiter, le catalogue des cours, les examens finaux et les inscriptions aux intersessions.
• Répondre à un volume important de demandes de renseignements par téléphone, par courrier
électronique et en personne concernant l'inscription et le processus d'inscription, et renvoyer à la
ressource appropriée le cas échéant.
• Remplacer à la réception pendant l'heure du dîner, les pauses, la fin de la journée et en l'absence
de la réceptionniste.
• Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Exigences

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ :
Formation :
Être titulaire d'un diplôme d'études secondaires ou d'un diplôme d'études professionnelles dans une
spécialité appropriée ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études reconnus comme
équivalents par l'autorité compétente.
Exigences spécifiques :
• Une année d'expérience dans un domaine connexe
• Anglais, niveau intermédiaire à l'oral et à l'écrit
• Français, niveau de base à l’écrit et en compréhension écrite
• Français, niveau intermédiaire à l'oral
• Compétences informatiques (Word, Excel)
• Haut degré de précision dans le travail de bureau et la saisie de données
• Connaissance du réseau des cégeps, un atout
• Capacité à travailler sous pression
• Solides compétences en communication
• Capacité à organiser le travail
• Excellent sens de l'organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Des tests peuvent être nécessaires pour démontrer la connaissance de : :
• Anglais, niveau intermédiaire à l'oral et à l'écrit
• Français, niveau de base à l’écrit et en compréhension écrite
• Français, niveau intermédiaire à l'oral
• Word (intermédiaire)
• Excel (intermédiaire)
• Logique, résolution de problèmes et compétences analytiques