Sous la responsabilité de la directrice des ressources humaines, le ou la titulaire de ce poste sera responsable d’offrir du soutien administratif et technique ou bureau de la directrice des ressources humaines.
RESPONSABILITÉS
• Soutenir la directrice des ressources humaines en assumant les fonctions d’appui administratif et de services de secrétariat du bureau
• Gérer l’horaire et les engagements, la correspondance et les modalités de voyage de la directrice des ressources humaines
• Organiser les rencontres pour la directrice, réserver des chambres, préparer les ordres du jour et les documents
• Participer aux réunions, rédiger et transcrire le procès-verbal et assurer le suivi des décisions ou des responsabilités auprès de la directrice des ressources humaines
• Garder la trace et assurer le suivi des différents dossiers et projets relevant de la directrice des ressources humaines
• Superviser les dépenses pour les budgets de fonctionnement dont le bureau de la directrice des ressources humaines est responsable; préparer tous les documents pertinents
• Offrir du soutien administratif dans les dossiers de relation de travail (réception et gestion des dossiers de griefs, etc.)
• Offrir son soutien et fournir différents rapports et documentation, au besoin
• Participer au développement de procédures liées aux activités ayant lieu au bureau de la directrice des ressources humaines
• Préparer et présenter des rapports, des présentations et d’autres communications complètes, administratives et techniques avec du contenu descriptif, analytique et évaluatif, incluant la préparation de recommandations fondées sur des conclusions
• Participer à la planification des événements et des activités spéciales organisées par le bureau des ressources humaines et par le Collège
• Réaliser toute autre tâche connexe assignée par la directrice des ressources humaines
QUALIFICATIONS
Un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration dans une spécialisation appropriée ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par une autorité compétente et quatre (4) années d’expérience pertinente en ressources humaines ou en tant que secrétaire administratif(ive) de direction.
CONDITIONS
• Expérience préalable en tant que secrétaire administratif(ive) de direction et expérience pertinente à un niveau de responsabilité élevé en tant que secrétaire administratif(ive)
• Collaboration efficace en équipe; travailler avec collégialité et ouverture d’esprit; flexibilité et faculté d’adaptation
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’à travailler activement en équipe et à soutenir les autres
• Excellentes habiletés de communication orales et écrite en anglais et en français (un test sera exigé)
• Excellentes habiletés informatiques (Microsoft) et excellente capacité à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels et de nouvelles technologies, un atout (un test sera exigé)
• Capacité à communiquer de façon sensible et courtoise et agir avec discrétion
• Fortes habiletés de travail multitâche, de coordination, d’organisation et de gestion du temps
• Doit pouvoir s’adapter rapidement à des circonstances changeantes et gérer adéquatement les situations difficiles
• Excellentes habiletés interpersonnelles, de communication et d’organisation
• Capacité à établir des priorités et à s’assurer que les échéances sont respectées
• Doit être en mesure de maintenir les standards du service concernant la confidentialité de l’information
• Expérience dans un environnement syndiqué, un atout
Échelle salariale: $24.21 à $32.32 par l'heure
Avantage sociaux: Participation au régime de retraite RREGOP administré par la CARRA; participation aux régimes collectifs d’assurance maladie et dentaire; allocation de vacances généreuse et jours fériés; activités de perfectionnement professionnel et accès aux cours du Collège.
