Conseillère ou Conseiller aux affaires de la direction générale
Référence : 24-25/187
STATUT D'EMPLOI: Régulier, temps plein
CATÉGORIE D'EMPLOI: Professionnel
Endroit : Montréal
HORAIRE : 35 h / semaine, du lundi au vendredi
MODE DE TRAVAIL : Hybride: minimalement 3 jours en présentiel/2 jours en télétravail
SALAIRE : Professionnel(le) 1 / Entre 67 274 $ et 108 891 $ par année
DATE LIMITE POUR POSTULER: 23 octobre 2024
L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
Quel sera votre impact en tant que Conseillère ou Conseiller aux affaires de la Direction Générale?
En tant que Conseillère ou Conseiller aux affaires de la Direction Générale, vous veillez au bon fonctionnement des activités internes en lien avec la Direction générale et coordonnez les opérations courantes de l'équipe.
Vous faites une analyse préliminaire des dossiers opérationnels soumis à la Direction générale, entreprenez les démarches appropriées pour compléter l'information requise, sollicitez les intervenants impliqués, émettez des recommandations et prenez des actions appropriées pour assurer les suivis pertinents. Vous participez à l'élaboration, à la rédaction, à l'application et à l'interprétation de la réglementation, des directives, des procédures et des processus administratifs; planifiez, organisez et coordonnez les activités relatives aux ressources humaines, financières et matérielles de la Direction générale.
Au quotidien, vous :
- Effectuez des études et des analyses de dossiers administratifs et opérationnels tout en s'assurant de l'atteinte des objectifs dans les délais prescrits.
- Recueillez les renseignements pertinents à la préparation et la rédaction des avis d'inscription, de rapports, de contrats et de tout autre correspondance requise se rapportant aux dossiers sous sa responsabilité.
- Planifiez et coordonnez les réunions du Comité de direction, prenez les notes et rédigez les procès-verbaux, et vous assurez de consigner par écrit les différents suivis à faire par chacun des membres de l'équipe de direction.
- Effectuez la planification, le contrôle et assurez le suivi budgétaire de la Direction générale. Vous effectuez les projections nécessaires des coûts de fonctionnement et formulez à la directrice **** directrice générale les recommandations appropriées.
- Participez à l'élaboration, la rédaction, l'application et l'interprétation de la réglementation, des directives, des procédures et des processus administratifs.
- Coordonnez les opérations courantes de la Direction générale et concevez différents outils de gestion reliés au fonctionnement des activités administratives.
- Organisez et coordonnez diverses activités de la Direction générale dont la préparation du calendrier des événements de la Direction générale et l'envoi des invitations à certains de ces événements.
- Assurez le lien entre la Direction générale et les différentes directions, services et départements de l'École, ainsi que les représentants de différents organismes, partenaires et collaborateurs externes.
- Pouvez-être appelé à superviser le personnel de soutien de la Direction générale.
Scolarité
- Vous détenez un Baccalauréat en administration des affaires, relations publiques, ou dans une autre discipline similaire.
Expérience
- Vous avez au moins 5 années d'expérience pertinente notamment en rôle-conseil auprès de hauts dirigeants.
Habiletés particulières
- Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins.
- Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle.
- Vous faites preuve de proactivité et d'initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambigu.
- Vous portez une attention aux détails et faites preuve de rigueur dans la réalisation de votre travail, afin de vous conformer aux pratiques organisationnelles.
- Vous faites preuve de discrétion et avez l'habitude de gérer de l'information confidentielle.
VOUS AUREZ AUSSI DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :
- Vous avez une bonne compréhension des procédures politique en milieu universitaire québécois
- Vous recueillez, examinez et intégrez minutieusement les informations pertinentes afin d'enrichir et d'approfondir votre compréhension des faits ou des situations.
- Vous ajustez votre comportement selon les situations, afin de vous adaptez et faire face aux changements, aux imprévus ou aux nouvelles exigences de l'environnement.
- Vous captez l'intérêt de vos interlocuteurs lorsque vous vous exprimez et présentez vos idées de manière claire, structurée et cohérente.
- Vous maitrisez le français aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
- Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l'anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l'exécution de ses fonctions.
Postuler à l'ÉTS : quelle idée de génie!
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SALAIRE : Professionnel(le) 1 / Entre 67 274 $ et 108 891 $ par année
