Description

Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités (soutien administratif) fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Répond aux demandes d’information provenant de la communauté étudiante et enseignante notamment en ce qui a trait aux programmes et aux règlements régissant l’activité étudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriées au besoin.
Gère les étapes du processus des absences motivées aux examens, de l’approbation à la planification de l’examen différé, s’il y a lieu. Effectue le suivi auprès des personnes concernées. Soumet à la direction les cas litigieux.
Traite les demandes d’examens spéciaux (prolongation de la durée de l’examen, examen à distance, etc.), et informe l’étudiante ou l’étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.
Saisit, modifie et tient à jour les données des candidates et des candidats potentiels et des dossiers étudiants dans les systèmes de gestion informatisés, conformément aux résultats ou décisions découlant de l’étude des dossiers : verdict d’admission, cours préalable, inscription, résultats, sanctions, etc.
- Prépare les communications appropriées à la communauté étudiante selon le calendrier opérationnel et en contrôle la qualité. Tient à jour les listes de diffusion. Traite les demandes d’autorisation d’études hors établissement.
Compile, organise les données et les décisions relatives aux activités de son secteur.
Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs, des tableaux, des formulaires ou des graphiques, selon les besoins.
Prépare les dossiers pour analyse et les transmets aux membres de son équipe. Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude.
Organise les processus entourant les différentes activés de son programme, dont celles des dépôts des projets d’intégration.
Participe aux séances d’accueil et d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.
- Prépare la documentation matérielle et participe à l’organisation logistique des activités.
Renseigne les personnes candidates sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur et sa direction; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d’études professionnelles et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente*
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de la suite Microsoft Office
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Capacité d’analyse et de synthèse
Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Facilité d’apprentissage et capacité d’adaptation aux changements
Capacité à utiliser différents outils technologiques simultanément.
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro. (atout)

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Salaire et avantages

Avantages