Description

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné. En bureautique, elle coordonne le travail d’une équipe ou accomplit les travaux techniques les plus complexes.

Quelques attributions caractéristiques

Gestion de la paie (en collaboration étroite avec les personnes responsables de la paie)

Effectuer les entrées de données au système de paie informatisé afin de produire les paies pour l’ensemble des employés syndiqués et cadres :

Procéder à l’ouverture du dossier.
Demander les accès et le matériel nécessaire.
Créer la fonction et le profil de l’employé et impression du contrat d’engagement.
Fermer le dossier à la fin de l’emploi/fin de priorité et informer l’employé du matériel à remettre.

Traiter toutes les transactions dans gestion du temps. (Feuille de temps, demande de congé, etc.)

Approuver toutes les transactions d’absence au système de paie en fonction de la convention collective.
Faire la saisie des récupérations de cours échoués pour les enseignants.

Attribuer les banques de congés de maladie et congés sociaux :

Déterminer le nombre de congés accordés en fonction de la convention collective et faire l’entrée de données au système de paie.
Mettre à jour en fonction des différents congés de l’employé au cours de la période de référence.

Effectuer divers travaux relatifs à différents congés (sans solde, CSST, SAAQ, assurance traitement, PVRTT, aménagement de temps de travail, congé de maternité et de paternité, congé à traitement différé et anticipé et vacances additionnelles) pour l’ensemble des employés syndiqués et cadres :

Inscrire au système de paie les différents revenus et créer les profils selon le type d’absence.
Rédiger et acheminer la correspondance associée aux congés.

Procéder, par le biais du système de paie, aux avancements d’échelons salariaux. Créer les nouvelles échelles de traitement et appliquer la procédure pour effectuer une révision massive des salaires à la date d’entrée en vigueur pour le personnel de soutien et le personnel professionnel et le personnel cadre.

Entrer les données relatives aux événements associés à un employé (permanence, changement de classe d’emploi, retraite, etc.) afin de suivre les changements qui affectent la sécurité d’emploi de l’employé.

Attribuer et gérer les banques de vacances (employés cadre, de soutien et professionnel) :

Vérifier la concordance des soldes des caisses avec les entrées de données faites au cours de l’année.
Effectuer la saisie des congés fériés statutaires au système de paie.
Attribuer et vérifier les banques de vacances.
Gérer le processus de choix de vacances au système de paie.
Effectuer le processus pour le paiement des congés et vacances du personnel occasionnel.
Transférer les différents soldes des banques et fermer les banques de l’année précédente.
Vérifier, valider et approuver au système de paie tous les choix de vacances.

Calculer l’ancienneté (personnel de soutien et personnel professionnel) :

Procéder, annuellement, à l’aide du système de paie au calcul de l’ancienneté pour chacune des catégories.
S’assurer de la justesse du calcul pour chacun des employés.
Attribuer l’ancienneté à chaque employé.
Imprimer la liste d’ancienneté pour chacun des groupes et la transmettre à chaque employé ainsi qu’au président de chaque syndicat.
Faire le calcul, effectuer le suivi et confirmer les permanences (incluant les cadres et les enseignants).
Procéder au besoin au retrait de priorité d’emploi.

Dotation du personnel (sauf enseignant)

Mettre en page l’affichage et tous les documents nécessaires.
Procéder à l’affichage sur les différents médias sélectionnés.
Transmettre l’affichage à tous les employés, aux syndicats et au bureau de placement (si nécessaire).
Au besoin, lancer le programme de référencement et en faire le suivi.
Recevoir les candidatures et effectuer le classement de celles-ci.
Convoquer les candidats aux tests et aux entrevues
Faire parvenir, par courriel, aux candidats sélectionnés les directives concernant la préparation à l’entrevue.
Faire passer les tests pré-embauche.
Vérifier les antécédents judiciaires du candidat retenu.
Procéder à la rédaction et à la diffusion de la nomination du candidat choisi.
Faire la mise à jour des banques de candidatures.
Préparer les affichages des postes et charges d’enseignement à l’interne seulement.
Procéder aux opérations nécessaires auprès du bureau de placement pour le personnel enseignant (déclaration des postes, Med, etc.) dans les délais impartis.

Assurances

Informer les nouveaux employés sur les régimes d’assurances.
Remplir le formulaire d’assurance selon la demande de l’employé (formulaire en ligne).
Transmettre au service de la paie les informations concernant les assurances.
S’assurer, lors de l’acquisition de la permanence, de remplir le formulaire pour l’adhésion à l’assurance longue durée.
Transmettre aux assurés la documentation provenant de l’assureur.
Communiquer avec l’assureur et la personne responsable de la paie pour tout changement de statut d’un employé et ses garanties.

Relations de travail (personnel de soutien et professionnel)

Planifier les rencontres des comités selon la demande reçue.
Assister aux rencontres pour rédiger les procès-verbaux.
Rédiger et/ou mettre en page tous les documents reliés aux comités (procès-verbaux, tableaux, etc.)
Préparer les documents relatifs aux plans des effectifs.
Transmettre toutes les informations et documents requis en fonction des conventions collectives des employés de soutien et professionnel, ainsi qu’à l’association des cadres.

Régime de retraite

Compléter certaines demandes de rachat, de partage des droits, de prestations de retraite ou de participation au RRPE et acheminer les documents à l’organisme.
Préparer l’avis de départ ainsi que le témoignage lors d’une retraite.
Mettre à jour les banques de congés et anticiper les crédits de vacances.
Faire le lien avec l’association des retraités.

Travail de secrétariat

Rédaction de documents divers.
Corrections et mise en page.
Mettre à jour le bottin téléphonique sur le site Internet en fonction des absences des employés.
Dépouillement et distribution du courrier.
Classement et archivage des dossiers.

Programme d’accès à l’égalité en emploi

Assurer, en collaboration avec la personne responsable aux ressources humaines, le suivi des différentes étapes concernant l’application de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi.

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Posséder de l’expérience de travail avec les conventions collectives et la connaissance d’un logiciel de paie, un atout.

Qualifications particulières

Être capable de supporter la pression et les échéanciers serrés.
Être rigoureux et avoir un souci du détail.
Posséder des habiletés de communication et un souci du service à la clientèle.
Maîtriser Office 365, entre autres Excel et Word et posséder des compétences en gestion de base de données.
Maîtriser la langue française.
Démontrer un esprit logique et de synthèse.
Assurer un travail de qualité qui s’exprime dans la planification, la réalisation, le support et l’organisation du travail, le rôle-conseil et l’évaluation.
Travailler en équipe dans un esprit de complémentarité.
Afficher des comportements éthiques envers les personnes, les biens et l’institution.
Témoigner d’originalité dans ses réalisations et démontrer son désir d’innover.
Faire preuve d’autonomie ainsi que de flexibilité et d’adaptation.