Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques
Référence : 24-25/077
STATUT D'EMPLOI: Régulier, temps plein
CATÉGORIE D'EMPLOI: Professionnel
Endroit : Montréal
HORAIRE : 35 h / semaine, du lundi au vendredi
MODE DE TRAVAIL
Hybride: minimalement 2 jours en présentiel/3 jours en télétravail
SALAIRE : 36,04 $ à 56,00 $ (Classe 12)
DATE LIMITE POUR POSTULER: 7 octobre 2024
L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.
À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!
Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!
Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.
Quel sera votre impact en tant que Coordonnatrice ou Coordonnateur aux affaires académiques au Département de génie aérospatial?
Vous conseillerez quant à l'interprétation des règlements académiques, des politiques d'admission ou autres politiques et solutionnerez les cas complexes reliés à l'admission, à la logistique académique, à l'inscription et à la gestion des dossiers de la clientèle étudiante à tous les cycles d'études; fournirez une assistance dans l'accomplissement des tâches et des processus à caractère académique et administratif.
Description détaillée des tâches du poste, à titre indicatif:
Au quotidien, la personne recrutée :
- Coordonne et assure, en collaboration avec les intervenants impliqués, la réalisation d'activités associées au rayonnement du département telles que les Portes Ouvertes, les journées d'intégration des étudiants, les séances d'accueil, etc.
- Veille à l'optimisation des horaires de cours de tous les cycles d'études.
- Coordonne le dossier d'agrément de programme (BCAPG) avec l'équipe administrative et la direction départementale. Recueille et analyse des données, des renseignements. Rédige des procédures et des rapports, assure l'amélioration continue dans l'application de procédures et propose des actions d'amélioration. Offre du soutien et forme les intervenants concernés.
- En collaboration avec le Décanat des études, exécute des tâches liées au processus de l'amélioration continue des programmes de baccalauréat en génie au premier cycle et participe à l'organisation de la visite d'agrément.
- Conseille la direction départementale au niveau opérationnel.
- Agit comme personne-ressource auprès des enseignantes et des enseignants pour tout ce qui a trait aux affaires académiques.
- Coordonne la création, les modifications et l'évaluation de programmes académiques et voit au respect des règlements et des échéanciers.
- Participe à la vérification des plans de cours et s'assure de leur conformité.
- Rencontre la clientèle étudiante qui a des problèmes particuliers et complexes en rapport avec leur cheminement académique. Examine leur cas, effectue les analyses requises, transmet des conseils et fait des recommandations à la personne désignée ayant trait aux doubles inscriptions, aux ententes interuniversitaires, à la reconnaissance des acquis, aux exemptions, aux substitutions, aux restrictions à la poursuite des études, aux exclusions, à l'approbation de fin de scolarité, etc.
- Compile et analyse des données statistiques concernant la clientèle étudiante afin de rédiger des rapports de suivi.
- Analyse la conformité des documents reçus dans le cadre du comité de discipline départemental et des demandes d'examen de compensation.
- Assume la responsabilité et la coordination des dossiers reliés à la mobilité étudiante.
- Agit à titre d'intermédiaire entre la direction du département, les directeurs de programmes et le Bureau de la registraire, le Décanat des études et les autres services concernés.
- Collabore avec les divers intervenants pour la promotion des programmes d'études; organise des activités d'information, rédige et assure la diffusion de la documentation auprès des organismes externes et des associations professionnelles.
- Agit comme mandataire pour son département des applications SIGNETS et PLANETS et auprès du corps professoral et des chargés de cours.
- Effectue des présentations auprès des étudiants et des enseignants.
- Participe à l'organisation et au suivi des différents comités de programmes (régulier, restreint et élargi).
- Rédige les notes et comptes-rendus lors des AD de professeurs. Participe à l'Assemblée départementale des professeurs.
- Établit, coordonne et participe à l'autoévaluation de programme, planification des horaires, réservation des salles, contact des enseignants et contrats.
- Représente le département sur divers comités internes.
- Autres tâches connexes.
VOUS AUREZ AUSSI DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :
Scolarité
- Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.
Expérience
- Vous détenez un minimum de 3 ans d'expérience pertinente en gestion académique et administrative. Vous avez les connaissances pratiques pour mener à bien votre mission!
Habiletés particulières
- Vous apportez votre pierre à l'édifice des objectifs communs par votre esprit d'équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues.
- Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins.
- Vous ajustez votre comportement selon les situations, afin de vous adaptez et faire face aux changements, aux imprévus ou aux nouvelles exigences de l'environnement.
- Vous faites des prévisions réalistes et fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez ensuite en plans d'action efficaces, en échéanciers
- Vous faites preuve de proactivité et d'initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambiguë.
Autres:
- Esprit initiative et capacité d'innovation.
- Facilité à communiquer facilement à l'oral et à l'écrit.
- Très bonne connaissance de l'environnement Microsoft Office.
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément.
- Capacité à fonctionner dans le contexte d'un département et d'un programme en démarrage à l'extérieur du campus principal.
Informations relatives à la localisation du poste
Jusqu'à ce que le nouveau pavillon de l'ÉTS soit opérationnel à St-Hubert, la prestation de travail s'effectuera au campus principal de l'ÉTS situé au centre-ville de Montréal. Lorsque vous aurez intégré les nouveaux locaux de l'ÉTS situés à l'ÉNA, vous aurez à vous déplacer occasionnellement au campus principal. Jusqu'à ce que la première cohorte d'étudiants soit accueillie dans le cadre du programme de premier cycle offert par l'ÉTS, vos tâches principales, en collaboration avec les autres départements et services, les professeurs et chargés de cours de l'ÉTS, consisteront notamment à planifier les activités académiques et administratives en veillant à mettre en place les conditions favorables pour l'admission et l'inscription des futurs étudiants.
Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l'anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l'exécution de ses fonctions.
Postuler à l'ÉTS : quelle idée de génie!
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/66f2dc62f718485a9b581a54/51fc022458b70066fae4a291/fr
SALAIRE : 36,04 $ à 56,00 $ (Classe 12)
