Le Cégep Vanier un établissement public de langue anglaise qui compte environ 1 000 employés à temps plein et à temps partiel, plus de 6 000 étudiants de jour et une direction de la formation continue florissante qui fournit des services aux étudiants adultes, aux étudiants étrangers ainsi qu'aux clients de la communauté et des entreprises.
Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.
Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.
Titre d’emploi: Agent ou agente de soutien administratif, classe I
Numéro de référence:S-24-25-3436
Catégorie d’emploi:Soutien
Direction:Direction des études
Services:Systèmes académiques – Registraire
Superviseur:Isabelle Lacombe
Statut d’emploi:Régulier à temps plein
Durée du contrat:Permanent
Lieu du travail:Cégep Vanier
Horaire:Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage:24 septembre 2024
Fin de l’affichage:7 octobre 2024 à 17h00
Échelle salariale:$24.36- $27.24
Date de début: 4 novembre 2024
Description:
Sous la supervision du cadre responsable, l'agent(e) de soutien aux dossiers a le rôle de fournir un soutien administratif au bureau du registraire.
Plus particulièrement, mais sans s'y limiter, l'agent(e):
- Effectue et coordonne les tâches administratives liées à tous les dossiers des étudiants;
- Organise la distribution des documents aux étudiants à l'aide des modules Omnivox et du logiciel Excel;
- Fournit des instructions et un soutien aux étudiants, au personnel du collège et aux enseignants dans l'utilisation d'Omnivox;
- Consulte le ministère de l'Éducation au sujet des systèmes et des règlements concernant les dossiers des étudiants;
- Assure l'exactitude et la mise à jour des informations relatives à l'inscription, aux renseignements personnels, aux mises à jour des notes et aux notes des étudiants;
- Participe à la gestion de tous les documents conformément aux politiques et procédures du Collège;
- Saisit et/ou modifie les dossiers des étudiants conformément aux lignes directrices et aux exigences du département;
- Assure la confidentialité des dossiers et des informations conformément à la loi sur l'accès à l'information, y compris la loi 25, et aux politiques du collège;
- Évalue et organise les dossiers des anciens élèves et d'autres documents importants;
- Contribue, le cas échéant, à l'élaboration de procédures de gestion des archives courantes, à l'entreposage des documents et à la formulation de plans d'élimination et de cheminements critiques;
- Veille au respect de la Loi sur les archives (BAnQ) et des politiques et procédures du Collège;
- Répond au téléphone, au courrier, au courriel et aux demandes de renseignements en personne;
- Vérifie et saisit les informations relatives à la programmation et à l'inscription;
- Crée et traite les modifications aux dossiers des étudiants;
- Vérifie les listes et les documents conformément à des instructions spécifiques;
- Prépare et assiste le processus de confirmation de la présence de l'étudiant et le suivi;
- Rédige des lettres et remplit des formulaires pour les étudiants, le cas échéant;
- Rassemble, classe et localise les dossiers conformément aux procédures établies;
- Forme les nouveaux employés;
- Aide à la préparation et au traitement du matériel promotionnel des activités du département;
- Supervise la répartition des tâches de bureau et veille à ce qu'elles soient accomplies dans les délais impartis;
- Participe à la numérisation et au processus d'archivage;
- Responsable du maintien de l'intégrité des normes et des procédures telles qu'établies par La Doyenne des Systèmes Académiques/Registraire.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Classification: Agent ou agente de soutien administratif, classe I
Horaire: Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Qualifications:
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
- Au moins une (1) année d'expérience pertinente.
Conditions exigées:
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Très bonnes aptitudes à la communication orale et écrite en français (à tester);
- Connaissance intermédiaire de Microsoft Word et Excel (à tester);
- Bonnes relations humaines et sens du service à la clientèle;
- Excellent sens de l'organisation.
****Merci de postuler directement sur http://www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
$24.36- $27.24
