Classe d'emploi : Secrétaire administratif(ve)
Département : Direction adjointe au soutien à l’enseignement
Supérieure immédiate : Marie-Josée Boily
Personne remplacée : Marisol Castonguay
Statut : Temps complet / remplacement à durée indéterminée
Entrée en fonction : Dès que possible
Description du poste
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
Rôles et responsabilités
La personne titulaire de ce poste :
- Accueille les visiteurs, répond à leurs demandes ou les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner;
- Gère le secrétariat, l’agenda et l’adresse courriel de la direction adjointe au soutien à l’enseignement;
- Recueille, dépouille et classe le courrier selon la nature de la demande, donne suite aux demandes qui relèvent de sa compétence;
- S’assure de faire respecter certains échéanciers pour l’insertion professionnelle, les journées pédagogiques, les comités de programme, la production et la vente de livres, etc.;
- Tient à jour les dossiers numériques et papier, classe et repère des documents selon les principes de gestion documentaire en usage au Collège, rédige les procédures;
- Voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires;
- Conseille le personnel du service sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
- Rédige, corrige, adapte et transcrit des textes, des tableaux, des rapports et assure le suivi de certains dossiers;
- Veille à la cueillette d’informations pour la gestion de certains dossiers (sondages de perception à la suite des activités pédagogiques, accueils des enseignants, etc.);
- Remplit des formulaires, prépare des réquisitions, des demandes de travail et de paiement, fait préparer des chèques et assure le suivi budgétaire de certaines activités;
- Voit à la préparation des documents relatifs à la planification budgétaire annuelle du service;
- S’assure des étapes liées aux mentions d’honneur, au comité d’analyse de projets (pour les échéanciers, la compilation et le suivi, etc.);
- Concernant les plans de cours : initie les nouveaux utilisateurs et assure le support aux usagers, répondre et donner suite aux demandes de plans de cours d’anciens étudiants;
- Veille à la cueillette d’informations pour la composition des comités de programme et à l’inscription des contraintes à l’horaire dans CLARA. Élabore le calendrier annuel des rencontres des comités. Assure les mises à jour tout au cours de l’année : préparation des documents en lien avec le calendrier annuel ainsi que la composition des différents comités et les modifications à effectuer tout au cours de l’année;
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente;
- Connaître les méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
- Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite (vérifiée par test, note de passage : 60%);
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word intermédiaire et Excel intermédiaire) (vérifiée par test, note de passage : 60%);
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Trois-Rivières applique les principes d'accès à l'égalité en emploi. Vous êtes invités à vous identifier si vous faites partie d'un groupe visé (minorités visibles, minorités ethniques, femmes, autochtones, personnes handicapées). Certaines mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
Salaire :Entre $24.56 - $28.33 /h
AVANTAGES
Programme de reconnaissance et activités sociales
Conciliation vie professionnelle et personnelle
Formation continue et perfectionnement
4 semaines de vacances par année
Possibilité d’horaire flexible et de télétravail
13 congés fériés payés par année
7 congés de maladie monnayables par année
Régime de retraite à prestations déterminées
Régime d'assurance collective
