Attaché.e d'administration (gestion documentaire)
Numéro de référence : PR2425-02
Catégorie d'emploi : Administration
Direction : Direction Justice, Équité, Diversité, Inclusion et secrétariat général
Service : Archives et gestion documentaire
Nom du supérieur immédiat : Stéphanie Archambault
Statut de l'emploi : E - Remplaçant à temps complet
Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail : du lundi au vendredi
Date de l'affichage : 2024-08-06
Date et heure de fin de l'affichage externe : 2024-08-14 16:30
Échelle salariale : Échelle salariale annuelle entre 52 177 $ et 86 548 $ selon la scolarité et l'expérience.
NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la Direction Justice, Équité, Diversité et Inclusion et du Secrétariat général, la personne occupant l'emploi d’attaché d’administration à la gestion documentaire est responsable de l’ensemble des processus techniques relatifs à l'organisation, la conservation, à la diffusion et à la gestion des documents administratifs et d'archives historiques. Elle assume des fonctions en lien avec la gestion de l'inventaire, de l'élagage, de l'organisation, de la conservation et de la classification des documents selon l'application des méthodes propres aux sciences de l'archivistique.
Spécifique au poste :
Notamment, elle élabore et met à jour des politiques archivistiques, des directives et des procédures et veille à leur implantation. Elle coordonne l'acquisition, l'élaboration, l'implantation, l'organisation et le fonctionnement d'un système intégré de gestion documentaire, d'un plan de classification et d'un calendrier de conservation et de tout autre outil lié à ses responsabilités. Elle répond à des demandes de recherche et assure un rôle-conseil auprès des différentes directions et des services et départements. Elle analyse les besoins, émets des recommandations et en assure la mise en œuvre. Elle participe à des comités en lien avec ses responsabilités. Elle traite des demandes liées aux droits d'auteur, à l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels. Elle élabore des formations, les dispense et offre le support nécessaire.
La personne attachée d’administration participe à l’élaboration et à la mise à jour de différents documents institutionnels. Elle rédige, élabore, diffuse, applique et met à jour les procédures et processus administratifs liés aux bonnes pratiques de la gestion documentaire de l’ensemble des directions et services du Collège. Elle détermine les modalités de conservation des documents administratifs, met à jour et applique le plan de classement, met à jour le calendrier de conservation et en contrôle l'application et répond à des demandes de recherche.
Elle exerce un rôle-conseil et un leadership d’influence en donnant son avis et en faisant des recommandations et en suscitant des réflexions. Elle assiste les membres de la communauté collégiale concernées par les dossiers dont elle est responsable. Elle identifie et transmet des informations d’intérêt ou des données nécessaires au bon déroulement des activités. Elle prépare et présente les aspects et les rapports afférents à ses activités. Elle soutient le personnel cadre lors de l’identification des besoins en ressources financières, matérielles et humaines. Elle participe à l’évaluation des résultats à la fin de l’exercice.
Elle s’informe sur les meilleures pratiques à mettre en place, analyse les besoins, dresse et présente un diagnostic. Elle formule des recommandations ou propose des actions en fonction des recommandations retenues. Elle élabore des capsules de formation pour le personnel relatif aux champs de concentration, dispense la formation et offre le support nécessaire.
Elle assure la mise à jour du site Web et des outils technologiques touchant les dossiers dont elle est responsable. Elle coordonne l’implantation de tout nouveau logiciel lié à ses dossiers et s’assure de l’arrimage des communications s’y rapportant.
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS
- Évaluer et analyser les besoins en gestion documentaire et en protection des renseignements personnels des différentes directions et des différents services du Collège.
- Élaborer ou participer à l’élaboration des outils administratifs de gestion tels le plan de gouvernance de l’information et la politique de sécurité de l’information.
- Planifier et définir le projet de gestion intégrée des documents au Collège, coordonner son implantation, sa gestion et veiller à son amélioration, en partenariat avec la direction des technologies de l’information.
- Se perfectionner, observer les tendances et représenter le Collège en lien avec la gestion de l’information et la protection des renseignements personnels au sein de comités externes, et participer à l’avancement et la reconnaissance du domaine de l’archivistique.
- Assurer le versement, traitement et préservation des archives (semi-actif et historique).
- Fournir des documents et recherche d’informations.
- Participer aux différents comités (internes et externes) en lien avec son champs d'expertise.
- Superviser les activités de numérisation et veiller à la diffusion, promotion, valorisation et destruction des archives.
Scolarité/Expérience :
- Diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié.
Autres conditions exigées :
- Maîtrise de la langue française orale et écrite ainsi que d’excellentes habiletés rédactionnelles.
Qualifications souhaitées
- Posséder un certificat ou une maîtrise en archivistique, un atout ;
- Posséder de l'expérience avec au moins un logiciel de gestion documentaire ;
- Connaissance des lois touchant les archives et l'accès à l’information ;
- Connaissance du fonctionnement du réseau collégial
- Maîtrise de l’environnement informatique et des outils en bureautique : De la suite Microsoft 365 : Word ; Excel ; SharePoint Teams PowerPoint ; Outlook (agenda et courrier électronique).
- Des plateformes utilisées dans le réseau collégial : CLARA ; LÉA MOODLE DOCUTHÈQUE
- Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
- Bonne capacité de réflexion, d'analyse et de synthèse ;
- Bonne capacité à coordonner des projets ;
- Capacité à transformer les idées par des applications et des outils conviviaux ;
- Aptitude à la résolution de problèmes et créativité dans les solutions recommandées ;
- Habileté à intervenir tant au niveau stratégique que tactique ;
- Aisance en animation ;
- Sens de l’écoute, de l’initiative et de la débrouillardise ;
- Excellentes habiletés de relations interpersonnelles.
Tests requis :
- Tests de français et de connaissances techniques
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
SVP Postulez en ligne au : https://rita.cegid.cloud/go/66b25b7bf11fa83ea8034ff1/51fc022458b70066fae4a291/fr
Échelle salariale : Échelle salariale annuelle entre 52 177 $ et 86 548 $ selon la scolarité et l'expérience.
