DATE LIMITE POUR POSTULER : 15 août 2024
RÉSUMÉ DU POSTE SOUS LA SUPERVISION DIRECTE DE LA RESPONSABLE DES ADMISSIONS ET DE LA PLANIFICATION DES HORAIRES ET SOUS LA SUPERVISION GÉNÉRALE DE LA DIRECTRICE ADJOINTE DES ÉTUDES POUR L’ORGANISATION SCOLAIRE, LE(LA) TECHNICIEN(NE) EST CHARGÉE D'ORGANISER, DE SUPERVISER ET DE CONCEVOIR DES PROCÉDURES ET DES PROCESSUS POUR TOUS LES ASPECTS DES PROCESSUS DE LA PLANIFICATION DES HORAIRES ET D'INSCRIPTION, Y COMPRIS LA PRÉINSCRIPTION, AINSI QUE LES EXAMENS FINAUX ET L'ATTRIBUTION DES LOCAUX. IL OU ELLE EST ÉGALEMENT RESPONSABLE DE LA PRÉPARATION ET DU SUIVI DES STATISTIQUES D'INSCRIPTION.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
- Aider à la saisie des données d'allocation et préparer les rapports demandés par la directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.
- Vérifier l'accord sur l'heure du repas, les horaires des enseignant(e)s sur 2 ou 3 jours conformément à la convention collective du corps enseignant pour les programmes préuniversitaires et de formation générale.
- Contrôler la charge de travail des enseignant(e)s lors de l'inscription.
- Préparer l’horaire des examens finaux, y compris les places et les affiches pour les examens d'automne et d'hiver, conformément aux politiques des départements, et demander l'aménagement de l'espace pour les examens finaux dans le gymnase.
- Tenir à jour les tableaux des prérequis des cours et de substitution automatique dans Clara.
- Préparer des rapports statistiques sur l'inscription, la programmation et l'attribution des places, à la demande de la directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.
- Préparer et coordonner l'inscription aux cours d'intersession et d'été ainsi que l'offre de cours.
- Établir le chemin critique pour la préparation des horaires et la préinscription en collaboration avec la responsable des admissions et de la planification des horaires.
- Analyser et fournir un aperçu des cours requis pour les programmes en fonction du niveau des étudiant(e)s.
- Participer avec la gestionnaire et les responsables des départements de sciences et de mathématiques à la préparation des dossiers de préinscription pour les nouvelles et nouveaux étudiants en sciences et en sciences humaines, et préparer les dossiers de préinscription pour les étudiant(e)s du programme Tremplin (Pathways) et d'autres étudiant(e)s.
- Analyser les parcours des programmes pour s'assurer de la coordination des cours des programmes techniques, préuniversitaires, Pathways et de la formation générale.
- Préparer les formulaires pour les changements de niveau de français.
- Collaborer avec le(la) technicien(ne) chargé(e) de l'évaluation des diplômé(e)s potentiel(le)s en ce qui concerne les nouveaux cours/programmes.
- Collaborer avec le(la) technicien(ne) chargé(e) de l'évaluation des diplômé(e)s potentiel(le)s et les technicien(ne)s aux admissions en ce qui concerne les nouvelles grilles de programmes.
- Planifier le processus de classement et de réussite des programmes techniques et préuniversitaires en collaboration avec le responsable des dossiers étudiants.
- Identifier et désinscrire les étudiant(e)s des programmes techniques et les autres étudiant(e)s préinscrit(e)s en cas de non-paiement à la date limite fixée et assurer le suivi si le paiement a été effectué.
- Assurer la liaison avec les responsables de département en ce qui concerne le processus de préinscription.
- Participer à la vérification des plafonds d'inscription aux cours et les ajuster en conséquence en collaboration la personne responsable.
- Mettre en œuvre et respecter le rationnement des cours tout au long du processus d'inscription.
- Préparer et participer à la préinscription des programmes techniques, préuniversitaires et Pathways.
- Participer à tous les aspects de l'inscription, y compris la révision et la résolution des erreurs, travailler sur la ligne d'assistance à l'inscription et répondre aux demandes de renseignements.
- Répondre à un volume élevé de demandes de renseignements par téléphone, par courriel et en personne concernant l'inscription et le processus d'inscription, et renvoyer à la ressource appropriée le cas échéant.
- Participer à la correction des horaires des cours.
- Déterminer les besoins en matière d'attribution de salles de classes en vue de la programmation de chaque session et informer les responsables des ajustements éventuels.
- Préparer le catalogue des cours en vue de sa publication.
- Voir à la collecte et la vérification de toutes les données relatives aux horaires et les saisir dans Clara pour les sessions d’automne et d'hiver pour l’enseignement régulier.
- Planifier les horaires de tous les programmes préuniversitaires et Pathways selon les critères établis.
- Superviser la programmation des salles de classe et assurer la liaison avec le corps enseignant en ce qui concerne les demandes de changement de salle
- Participer à tous les aspects liés aux examens finaux avant et pendant la période des examens, notamment en assurant la liaison avec la sécurité, le service des ressources matérielles, l’imprimerie et le centre de services adaptés, etc.
- Assigner le travail à l'agent(e) de soutien administratif du service de la planification des horaires.
- Effectuer d'autres tâches connexes à la demande de la directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire ou des gestionnaires.
- Assurer le remplacement des substituts habituels à la réception si nécessaire.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
Formation :
Diplôme d'études collégiales (DEC) dans une spécialité appropriée, ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Exigences spécifiques :
- Anglais niveau intermédiaire à l'oral et à l'écrit
- Français niveau intermédiaire à l’oral et niveau de base en compréhension et production écrite
- Grande précision dans le travail, solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Capacité à travailler efficacement sous pression
- Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision tout en travaillant bien au sein d'une équipe
- Capacité à faire preuve d'esprit critique et à résoudre des problèmes
- Capacité à respecter un calendrier de travail et les échéances
- Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles
- Capacité à utiliser la technologie des systèmes bureautiques (Word, Excel)
- Capacité à respecter la confidentialité
- Connaissance du réseau des cégeps, un atout
- Une expérience dans un domaine connexe serait un atout
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Word (intermédiaire)
- Excel (intermédiaire)
- Anglais niveau intermédiaire à l'oral et à l'écrit
- Français niveau intermédiaire à l’oral et niveau de base en compréhension et production écrite
Niveau de salaire
Technicienne ou technicien en administration - 26.38 $ - 35.22 $
À John Abbott, vous pouvez créer une carrière qui vous plaît, et nous pensons que vous garder en bonne santé et heureux est un élément essentiel de votre développement. Outre la sécurité de l'emploi et des collègues fabuleux, voici quelques avantages que nous offrons :
- Vacances et congés payés
- Flexibilité et équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Heures d'été
- Régime de retraite
- Environnement d'apprentissage exceptionnel avec des possibilités de développement professionnel
- Programme de remise en forme du personnel
- Avantages médicaux (soins médicaux, soins dentaires, etc.)
- Événements de reconnaissance des employés
- Et bien plus encore !
Vous souhaitez rejoindre notre communauté ? Posez votre candidature par le biais de notre portail de carrières à l'adresse https://www.johnabbott.qc.ca/career/
La vie à la JAC
Plus qu'un lieu de travail, JAC est une communauté qui vous accueille, quels que soient votre apparence, vos origines ou ce que vous aimez faire pendant votre temps libre. Ici, vous trouverez plus que des "collègues" ; les gens de JAC sont des mentors, des compagnons de café (ou de thé !), des membres de l'équipe, des partenaires de déjeuner... Et cela commence par notre directeur général : terre-à-terre, joyeux et dévoué à la création d'un environnement dynamique où les gens prennent soin les uns des autres. Travailler ici est plus qu'un emploi, c'est une carrière enrichissante. C'est votre chance de participer à de nouveaux projets ou de créer les vôtres ! Quoi qu'il en soit, explorez ce qui vous intéresse. Nous vous fournirons les technologies et les occasions d'apprendre et de vous développer en permanence.
Tout le monde est invité à postuler !
Notre collège souscrit à un programme d'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidats qualifiés à postuler. Nous remercions les candidats de nous soumettre leur curriculum vitae. Nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour une entrevue. Il se peut que nous fassions passer des tests psychométriques et que nous évaluions les compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ainsi que les compétences en informatique.
Veuillez cliquer sur le lien www.johnabbott.qc.ca/career afin de consulter l'affichage pour un poste de technicien(ne) en administration - planification des horaires ; poste permanent à temps plein ; no. 2373
