Rôles et responsabilités
La personne titulaire de ce poste :
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accueille les visiteurs, répond à leurs demandes ou les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner;
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participe à l’accueil des nouveaux employés en faisant les diverses démarches d’intégration telles les accès informatiques et tout autre accès aux systèmes requis;
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reçoit et achemine les appels téléphoniques de ses supérieurs, prend les messages, donne des renseignements et vérifie leur disponibilité;
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recueille, dépouille et classe le courrier selon la nature de la demande, donne suite aux demandes qui relèvent de sa compétence;
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reçoit les courriels du service et les achemine en tenant compte de leur priorité;
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tient à jour les dossiers, classe et repère des documents selon les principes de gestion documentaire en usage au Collège, dont le classement virtuel;
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gère l’agenda du personnel cadre du service, organise des réunions et des rencontres en présentiel et en virtuel;
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voit à l’organisation matérielle et virtuelle des réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires;
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assure la prise de note lors des rencontres de gestion et rédige les comptes-rendus;
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tient à jour les réservations des salles de conférence et les prêts d’équipements de la DFCSE;
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conseille le personnel du service sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
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rédige, corrige, adapte et transcrit des documents, des textes, des tableaux, des rapports, des comptes rendus, des procéduriers, des notes de service, des listes d’étudiants, des présentations, des procès-verbaux et la correspondance courante pour l’ensemble du service;
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remplit des formulaires, prépare des réquisitions, des demandes de travail et de paiement, les achemine et en fait le suivi auprès des autres services du Collège;
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recueille les autorisations d’engagement, les réclamations de temps et les rapports d’absence et les achemine ;
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compile des statistiques financières et opérationnelles, dresse des tableaux et les tient à jour;
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au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
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Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente;
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Connaître les méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
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Bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office notamment Word et Excel niveau intermédiaire (vérifiée par test, note de passage : 60%);
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Bonne connaissance des plateformes collaboratives (Zoom, Teams, etc.);
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Bonnes connaissances de la langue française parlée et écrite (vérifiée par test, note de passage : 60%).
Salaire : 22,54$ et 26,00$
Avantages :
- Programme de reconnaissance et activités sociales
- Conciliation vie professionnelle et personnelle
- Formation continue et perfectionnement
- 4 semaines de vacances par année
- 13 congés fériés payés par année
- 7 congés de maladie monnayables par année
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Régime d'assurance collective
- Certification Entreprise en santé
