Rôles et responsabilités
La personne titulaire de cette classe d’emploi :
- dépouille, achemine et envoie de la correspondance en français et en anglais ;
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tient à jour certains dossiers pédagogiques et administratifs ;
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effectue la saisie sur traitement de textes d’informations manuscrites ou imprimées en français et en anglais ;
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effectue la recherche et la correction du français grammatical et syntaxique ;
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réalise les opérations associées au publipostage ;
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effectue la mise en page de documents Word et des présentations PowerPoint (ex. : notes de cours), confectionne des tableaux (ex. des rapports d’évaluation) et des graphiques et respecte les délais de production des documents ;
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effectue des tâches reliées à l’accueil, l’inscription, à la formation de groupes d'apprenants, candidats, participants et à la mise à jour de leur dossier (plateforme de gestion des inscriptions MIA) ;
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effectue des travaux d’impression, de photocopie et de reprographie ;
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effectue le contrôle des présences des cours ;
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effectue des tâches de secrétariat reliées à l’ouverture et la fermeture des dossiers de formation et autres dossiers ;
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confectionne des formulaires (sur Forms) ;
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assure le suivi de ses tâches quotidiennes et en fait la mise à jour (avec Planner) ;
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recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports (ex. : pour la facturation de certaines formations) ;
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complète des réquisitions et des formulaires (ex. : demande de contrat), effectue le prêt de volumes, fait la réservation de locaux, convoque des réunions ;
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assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies ;
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tient à jour la base de données pour l’organisation des formations (base de données Access) ;
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effectue des demandes de paiements ;
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au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente ;
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Avoir une grande capacité à gérer des échéanciers courts, un très bon sens de l’initiative et des responsabilités, ainsi qu’un sens aigu du service à la clientèle ;
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Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
- Une excellente maîtrise du français (note de passage 60%) (vérifiée par test) ;
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques et la suite Office (Word avancé et Excel intermédiaire) (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests).
Salaire horaire : 22,36 $ et 25 $
Avantages :
Certification Entreprise en santé
Programme de reconnaissance et activités sociales
Formation continue et perfectionnement
4 semaines de vacances par année
13 congés fériés payés par année
7 congés de maladie monnayables par année
Régime de retraite à prestations déterminées
Régime d'assurance collective
Conciliation vie professionnelle et personnelle
