Affichage du 4 avril 2024 au 18 avril 2024
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d’histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la responsabilité du chef de secteur - expérience étudiante, la personne recherchée est responsable des programmes de bourses de 1er cycle et des programmes de reconnaissance destinés à la communauté étudiante de Polytechnique Montréal. Cette personne agit à titre d'agente de liaison pour l'établissement auprès des différents partenaires et personnes donatrices finançant les programmes. Elle assure, en collaboration avec la conseillère en communication et le chargé de projet au Service aux étudiants (SEP), la promotion et la coordination des concours, l’organisation de cérémonies et de galas ainsi que le paiement et le suivi des bourses octroyées. La personne assure une veille permanente des bonnes pratiques en matière de concours et fait des recommandations pour développer une culture de prix et distinctions à Polytechnique Montréal et améliorer les performances de Polytechnique Montréal à ces concours.
Principales responsabilités
Administration des programmes de bourses de 1er cycle et de reconnaissance
- Agit à titre d'agente de liaison avec les partenaires, les personnes donatrices et autres organismes boursiers. Se tient à l'affût des nouveautés et des changements de règlements dans l'administration des concours de bourses et de reconnaissance et veille à leur application. Gère et coordonne l'ensemble des activités en lien avec les concours de bourses destinés à la communauté étudiante de Polytechnique en fonction des quotas et des échéances imposés par les partenaires et les personnes donatrices. Établit les calendriers d'opération en fonction des différentes contraintes externes et internes et met en œuvre les concours. Administre le processus de dépôt des candidatures, interprète les règlements régissant les concours et s'assure de la conformité des dossiers reçus en fonction des règles en vigueur (admissibilité, critères de sélection, modalités de dépôt des candidatures, etc.). En prévision des comités internes de sélection, analyse les candidatures reçues, recherche et collige des données en vue de préparer des grilles synthèses. S'assure de la conformité des données, analyse les résultats des concours et fait des recommandations aux membres du comité et aux partenaires. Assiste aux rencontres organisées par les partenaires, soulève les problématiques et recommande des pistes de solutions au nom de l'institution. En collaboration avec la gestionnaire du secteur de l’expérience étudiante, forme les comités de sélection composés de professeures et professeurs, assiste et soutien les membres des jurys lors des réunions et veille au respect des normes exigées par les partenaires;
Suivis administratifs et financiers
- S'assure que les dossiers recommandés par l'établissement soient conformes aux exigences des partenaires et procède à leur soumission et valide l'admissibilité des boursières et boursiers;
- Une fois les bourses et reconnaissances octroyées, rentre des informations sur les nouvelles lauréates et nouveaux lauréats et met à jour les fichiers. S'assure du montant total à payer et de la durée de la bourse en prévision des paiements. S'assure que toutes les lauréates et tous les lauréats qui détiennent une bourse ou une reconnaissance respectent les conditions des partenaires. Réalise les suivis nécessaires pour s'assurer que tous les boursières et boursiers reçoivent leur versement à temps chaque session et que les lauréates et lauréats reçoivent leurs distinctions;
- Effectue et soumet les redditions de comptes annuelles et les rapports destinés aux partenaires. Conçoit et produit des rapports statistiques et tient à jour les procédures internes régissant son travail;
Promotion des programmes et communications
- Est responsable de la promotion des concours de bourses et de reconnaissance disponibles. Avec l’appui de la conseillère en communication au SEP, conçoit, rédige et met à jour des outils de communication (guides, site Web, formulaires, bases de données, etc.) et des documents visant à faire la promotion des programmes de bourses et de reconnaissance auprès de la communauté étudiante, du corps professoral, des associations étudiantes et des départements. Met en place des stratégies innovantes afin de recruter les meilleures candidatures et s'assure d'atteindre les quotas exigés. Assure une diffusion optimale des concours de bourses et de reconnaissance auprès de la clientèle étudiante, des professeures et professeurs au sein des différents départements;
Organisation d’événements
- Joue un rôle clé dans l’organisation des cérémonies et galas de reconnaissance. Sous la coordination du chargé de projet et avec l’aide de la conseillère en communication au SEP, participe aux rencontres des comités organisateurs, alimente la programmation en contenu, élabore les déroulements et les protocoles avec les parties prenantes et prépare les personnes lauréates;
Conseils aux membres de la communauté étudiante
- Assure un rôle-conseil auprès des étudiantes et étudiants afin de communiquer les bonnes pratiques en matière de bourses et prix de reconnaissance. Fournit un service de coaching individuel, les conseille et les assiste, analyse et valide l'admissibilité des dossiers;
- Collabore avec les différents partenaires de Polytechnique (les départements, les services, Fondation et alumni de Polytechnique Montréal, les personnes donatrices et les directions, etc.) pour développer une culture de prix et distinctions à Polytechnique Montréal;
Amélioration de processus
- Collabore avec les différents partenaires de Polytechnique (les départements, les services, et les directions, etc.) afin d'améliorer les processus liés à l'administration des concours et de répondre aux besoins de la clientèle étudiante en matière de financement et de reconnaissance;
- Voit à l'amélioration des processus de mises en candidature et propose des indicateurs à ses supérieures pour soutenir les comités de sélection;
- Participe au développement d'outils et de systèmes d'information permettant une gestion efficiente des concours et des paiements de bourses;
- Assume tout autre projet ou tâche qui lui est confié par sa supérieure immédiate dans le cadre de ses responsabilités.
Exigences
Scolarité
- Baccalauréat dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation universitaire jugée équivalente.
Expérience
- Expérience pertinente de cinq (5) années en administration et en coordination de projets préférablement auprès de clientèles étudiantes.
- Connaissance du milieu universitaire, des différents programmes de bourses et de reconnaissance offerts par les partenaires ainsi que des processus liés à l'administration de ces concours (atout).
Aptitudes et qualités recherchées
- Habiletés de coordination, grand sens de l'organisation (capacité à gérer et prioriser plusieurs dossiers en même temps) et haut niveau d'autonomie.
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et bonne connaissance de la langue anglaise.
- Maîtrise les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, PowerPoint, Outlook, etc.), excellente maîtrise du logiciel Excel et des systèmes informatisés de gestion (p. ex. : GEADE ou autres bases de données), ainsi que des outils informatiques de mise à jour de site Web.
- Esprit d'analyse, souci du détail et orienté vers les résultats.
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec les partenaires externes.
- Débrouillardise, créativité, professionnalisme, tact et discernement.
Rémunération
Classe 9 (de 60 662 $ à 102 708 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
- Emploi subventionné.
- Temps complet - 5 jours par semaine.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le lien: polytalents.polymtl.ca/jobs.cfm?offerid=132
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.
Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 18 avril 2024, 17 h.
